Assistant de gestion administrative du Pôle Technique (H/F) - MAIRIE DE MONTS

Référence : O037240418000892

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Communes
  • Localisation : MONTS
Domaine: Ressources humaines
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 19/05/2024

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non

Vos missions en quelques mots

Placé(e) sous l'autorité du Responsable du Pôle Technique, l'assistant de gestion administrative (H/F) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle, notamment en prenant en charge les dossiers administratifs, et en assurant l'accueil physique et téléphonique.

Activités principales :

Accueil physique et téléphonique des usagers :
- Réceptionne, oriente et transmet les demandes auprès des services concernés, après analyse de ces dernières
- vérifie que la problématique relève de la compétence de la collectivité et le cas échéant oriente vers l'interlocuteur adéquat (vérification des parcelles sur le Cadastre)
- recherche les informations pour répondre aux demandes des usagers
- répond aux demandes des usagers par téléphone, mails ou courriers

Gestion administrative du Pôle
- assure le suivi de la gestion administrative du Pôle
- prend en charge les dossiers confiés par les responsables des services du Pôle Technique
- vise les bons de commande et rapproche les factures
- transmet des documents au parapheur (papier et/ou électronique)
- rédige des courriers
- enregistre les absences des agents du Pôle sur le tableur commun
- rédige et diffuse les arrêtés de permission de voirie et de travaux, assure le lien avec les partenaires concernés
- assure le suivi des travaux réalisés avec le SIEIL, diffusion des informations auprès des riverains et/ou des administrés
- assure le suivi de plannings des vérifications périodiques et de la gestion administrative des ERP
- établit et répond aux demandes de déclarations d'intention de commencement de travaux (DICT)
- assure le suivi des demandes d'intervention des agents du service (DIPS)
- assure la gestion administrative des demandes de subventions des actions relevant du Pôle technique
- rend compte à la hiérarchie et alerte la hiérarchie sur les problématiques rencontrées

Activités ponctuelles
- réceptionne les dépôts de dossiers Urbanisme et suit les demandes de travaux (GMAO) pour relais d'informations, en cas d'absence de la collègue

Profil recherché

Diplômes / expérience
- Diplôme souhaité dans le domaine du secrétariat/ gestion administrative
- Expérience dans un poste similaire
Savoirs :
- Connaître le fonctionnement et l'environnement territorial
- Maîtriser l'expression orale et écrite
Savoir-faire :
- Savoir renseigner le public
- Savoir recevoir et orienter les appels téléphoniques
- Savoir comprendre et reformuler les demandes
- Maîtriser l'utilisation des outils informatiques et bureautiques
- Savoir rechercher l'information
Savoir-être :
- Être courtois(e) et disponible
- Être le garant de l'image du service public
- Être clair(e) et précis(e) dans ses explications aux usagers
- Être d'une grande rigueur
- Être ponctuel(le)
- Être dynamique, réactif(ve) et avoir le sens de l'anticipation
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Avoir le sens des relations humaines, de la communication et du travail en équipe
- Être autonome au quotidien dans l'organisation du travail

À propos de l'offre

  • Commission de recrutement prévue les 5 et 06/06/2024 après-midi.

    Envoyer CV, lettre de motivation, copie des 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnel et dernier arrêté de situation administrative, avant le 20 mai 2024 à l'attention de :
    Monsieur le Maire
    Mairie de Monts
    Service Ressources Humaines
    2 rue Maurice Ravel
    37260 MONTS
    ou sur drh@monts.fr

    Pour toute information complémentaire sur le poste, veuillez contacter Monsieur Franck NAU au 06 07 82 57 74.

    Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

  • Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

  • Vacant à partir du 10/06/2024

  • Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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