Assistant de gestion administrative, pédagogique et des enseignements F/H

L’assistant de gestion administrative et pédagogique contribue au bon fonctionnement administratif et pédagogique des formations en langues.
Il assure l’organisation et le suivi des activités pédagogiques du domaine des langues.
Il travaille sous la responsabilité du directeur du département TSH et du responsable du Domaine des Langues. Il est l’interlocuteur privilégié des enseignants (permanents et vacataires), des étudiants (environ 2 500 inscriptions en langues) et des services de l’établissement.

Le poste implique une coopération régulière avec les services de l’université (direction formation et pédagogie, direction des affaires financières, direction des systèmes d’information) ainsi qu’avec des interlocuteurs externes (institutions et fournisseurs).
Le poste constitue un rôle d’interface et d’appui à la gestion administrative et pédagogique des enseignements et des processus de formation.

Le candidat/la candidate idéal(e) possède une expérience en gestion administrative sur un poste similaire au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Vous aurez la possibilité de :
o   Travailler dans un cadre agréable et stimulant, au service de la communauté universitaire (étudiants, enseignants, intervenants extérieurs)
o   Intégrer une équipe solidaire et motivée

Pour en savoir plus :
MISSIONS 
L’assistant de gestion administrative et pédagogique assure des missions polyvalentes :
Gestion administrative et organisationnelle des formations
Appui à la coordination pédagogique
Suivi administratif des enseignements et des activités pédagogiques
Coordination avec les différents acteurs (responsables pédagogiques, enseignants, services administratifs)
Contribution à la fluidité des processus pédagogiques et administratifs
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Gestion administrative, pédagogique et des enseignements :
Accueillir, informer et orienter les étudiants, enseignants, intervenants extérieurs et visiteurs
Répondre aux demandes de renseignements (téléphone, courriel)
Assurer la gestion administrative des dossiers et le suivi des informations
Gérer les inscriptions et le suivi administratif des étudiants
Participer à la planification des enseignements, entretiens et examens
Contribuer à l’organisation des tests et évaluations (commande des supports, coordination logistique, suivi administratif)
Assurer le suivi des intervenants extérieurs et vacataires en lien avec les services concernés
Mettre à jour les tableaux de bord et outils de gestion (tableurs, bases de données, site TSH Langue)
Contribuer à l’organisation des rentrées universitaires et périodes d’examens
Assurer le suivi des effectifs et groupes d’étudiants
Participer à la gestion des données pédagogiques
Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus si besoin
Assurer l’interface entre les équipes pédagogiques et les services administratifs
Contribuer aux actions de communication et de promotion des formations
Classer et archiver les documents admin