Assistant de projet (H/F) LabEx CIMI Toulouse

Missions :
Réaliser de manière autonome, des activités de gestion administrative et financière dans le cadre des actions scientifiques du LabEx CIMI. Assister la responsable de projet à la démarche d’amélioration continue des procédures.
Activités :
Mission 1 : Coordination d’évènements scientifiques internationaux

A ce titre l’agent doit :
- Conduire en autonomie des réunions avec les organisateurs de l’évènement et contribuer à définir le déroulement de la manifestation : planifier les principales échéances, programmer des points réguliers d’avancement avec les organisateurs, lister les sources de financement, établir le budget prévisionnel, évaluer les besoins, rédiger les comptes-rendus de ces réunions préparatoires
-Définir et mettre en œuvre l’ensemble des aspects logistiques en coordination avec les organisateurs et les différents intervenants extérieurs : élaboration des formulaires d’inscription, prise en charge des invités (ordre de mission, réservation hébergement et transport), coordination avec les différents prestataires de service, diffusion de l’évènement (page web, réseaux sociaux,…)

Mission 2 : Gestion financière

A ce titre l’agent doit :
-Exécuter l’ensemble des actes de gestion financière inhérents aux évènements scientifiques ou à des projets de recherche dans le respect de la réglementation en vigueur
-Procéder aux opérations d’engagement et de liquidation sur les crédits dédiés aux actions CIMI en utilisant les logiciels de gestion propres au CNRS (GESLAB) et à l'Université Paul Sabatier (SIFAC), assurer le suivi des relations avec les fournisseurs, collecter et contrôler les pièces justificatives
-Concevoir des tableaux de bord afin d’assurer le suivi de l’exécution d’un budget et produire des bilans financiers

Mission 3 : Contribution à la simplification des processus

A ce titre l’agent doit :
- Contribuer à la rédaction de documents de référence
- Proposer et assister la responsable de projet dans la mise en place de nouvelles procédures
- Assister la responsable de projet dans le développement d’un réseau de prestataires de services

Contexte de travail :
L’Institut de Mathématiques de Toulouse (IMT), l’Institut de Recherche en Informatique de Toulouse (IRIT) et le Laboratoire d'Analyse et d'Architecture des Systèmes (LAAS) sont investis depuis 2012 dans un projet interdisciplinaire commun de Laboratoire d’Excellence (LabEx) appelé CIMI (Centre International de Mathématiques et d’Informatique).

Ce projet, porté par l’Université Fédérale de Toulouse et financé par l’ANR à hauteur de 19M€, rassemble sur le site de l’Université Paul Sabatier près de 500 chercheurs et enseignants chercheurs de l’IMT, de l’IRIT et du LAAS.
Le poste proposé est rattaché au pôle administratif de l’IMT, qui comprend 15 personnes et est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Secrétaire Générale de l’IMT et sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable de p
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