Assistant des élus (h/f) - Villejuif

Les grandes ambitions de transition écologique de l’équipe municipale couplées aux arrivées des lignes de métro 14 et 15 métamorphosent Villejuif en un terreau propice à l’épanouissement de projets d’envergures tels que la ZAC Campus Grand Parc, la Ferme des frémis, une stratégie ambitieuse de rénovation énergétique du patrimoine et les cours EVEIL.

Ainsi, la ville se prépare à devenir un berceau d'initiatives urbaines novatrices, où l'éco-responsabilité et la connectivité s'unissent pour créer un écosystème capable de répondre aux enjeux de demain.
Au sein d’une équipe de 4 assistantes, et sous l’autorité hiérarchique de l’assistante du maire, vous jouez un rôle clé dans l’organisation, la coordination et le suivi des dossiers administratifs des membres de l’exécutif.

Au sein du cabinet des élus, vous assurez un rôle d'assistance, de coordination et d'interface entre les élu·e·s, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les administrés.
À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement de l'activité quotidienne des élu·e·s en garantissant une organisation rigoureuse, une communication fluide et un suivi administratif de qualité.
Vous êtes chargé(e) de l'organisation et de la gestion des agendas des élu·e·s en coordonnant leurs rendez-vous et en planifiant les réunions. Vous préparez ces temps de travail sur le plan logistique, notamment en réservant les salles, en transmettant les documents nécessaires et en constituant les dossiers en lien avec les services concernés afin de garantir leur bon déroulement.
Véritable interlocuteur·trice des élu·e·s, vous assurez la coordination des relations avec les différents interlocuteurs internes et externes. Vous accueillez les administrés, participez aux permanences des élu·e·s et en assurez le suivi.

Vous réceptionnez, filtrez et traitez les appels téléphoniques ainsi que les courriels, tout en veillant au suivi des échanges avec les services, les partenaires et les habitant·e·s.
Vous assurez également le traitement des sollicitations et veillez à apporter une réponse adaptée dans les meilleurs délais.
Vous apportez par ailleurs un appui administratif et rédactionnel en rédigeant les comptes rendus et en mettant en forme tout type de document. Vous assurez le suivi et l'orientation des courriers via le logiciel MEM, préparez et éditez les dossiers nécessaires aux réunions et accompagnez le suivi des projets et des activités relevant du ou des secteurs des élu·e·s auquel·le·s vous êtes rattaché·e.

Enfin, dans une logique de continuité de service et de travail en équipe, vous participez au bon fonctionnement du secrétariat des élu·e·s en assurant le relais de vos collègues assistant·e·s lors de leurs absences et en contribuant au maintien de la qualité du service rendu.