Assistant du responsable administratif et financier (H/F) – INSPÉ Saint-Agne - UT2J
Référence : 2026-2469528
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Toulouse Jean Jaurès
Le poste est ouvert au sein de l'université Toulouse 2 - Jean Jaurès - Localisation : INSPE Toulouse- Site Saint Agne 56 avenue des Pyrénées 31400 Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1870 à 1910 bruts/mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Au cœur du site de Saint-Agne (siège de l'INSPÉ), vous rejoignez le Service administratif et de vie universitaire (SAVU) en tant que bras droit administratif et financier du responsable de site. Loin d'un poste routinier, vous occupez au sein du SAVU une fonction pivot qui mêle secrétariat de direction, gestion budgétaire et logistique de proximité à l'échelle des 10 sites de l'institut en Occitanie. Vous évoluez au sein d'un collectif soudé de 10 agents dans un environnement universitaire vivant et engagé dans la formation des futurs enseignants.
Vos principales missions et activités :
1. Appui administratif, secrétariat et vie du site
- Assister le RAF au quotidien : gestion d'agenda, suivi des échéances, classement, archivage et rédaction de documents officiels (courriers, conventions, comptes rendus, certificats).
- Assurer la coordination logistique : élaboration des plannings de l'équipe accueil/logistique (5 agents sur l'amplitude 7h30–19h00) et appui à l'organisation des événements (séminaires, colloques, commissions de sécurité).
- Gérer les moyens généraux et accès (échelle multi-sites) : suivi des assurances des 10 sites, tableaux de bord (parc auto, copieurs, affranchissement), gestion des badges d'accès (SALTO) et édition des cartes professionnelles (MUT).
- Accueillir et orienter les publics internes et externes (accueil physique et téléphonique) et contribuer à la démarche écoresponsable du site.
2. Gestion financière, budgétaire et comptable
- Suivre l'exécution budgétaire : engagement, liquidation, mandatement des dépenses et suivi des crédits dans l'outil financier (SIFAC).
- Accompagner les achats : conseil auprès des services prescripteurs, demandes de devis, suivi des commandes et relation fournisseurs (facturation).
- Gérer les frais de mission et la régie : contrôle des justificatifs et saisie des remboursements de déplacements, encaissement des recettes de la régie (chèques, CB).
- Piloter les charges et refacturations : suivi des consommations (fluides, carburants, péages) et préparation des refacturations auprès du CROUS.
Profil recherché
Compétences et connaissances attendues
- Gestion administrative et budgétaire : Maîtrise de la rédaction professionnelle (courriers, procédures, comptes rendus) et connaissance des mécanismes de gestion budgétaire/comptable ou des frais de mission.
- Outils numériques : Aisance avec les outils bureautiques et collaboratifs (messagerie, agendas partagés, tableurs). La connaissance des logiciels métiers de l'enseignement supérieur (SIFAC, SALTO, Scout) et du fonctionnement de l'INSPÉ est un vrai plus — un accompagnement à la prise en main est assuré dès votre arrivée.
- Coordination et sens du service : Capacité à qualifier des demandes variées (à l'oral comme à l'écrit) pour y apporter une réponse rapide, et à coordonner la logistique événementielle en lien étroit avec les agents logistiques (appui administratif et organisationnel).
- Gestion des priorités : Aptitude à travailler en équipe, à gérer les aléas avec sang-froid, à prendre des initiatives pertinentes et à rendre compte.
Savoir-être
- Rigueur, fiabilité et discrétion (traitement de données et dossiers confidentiels).
- Qualités relationnelles, réactivité et maîtrise de soi au quotidien.
Formation et expérience
Diplôme : Niveau 3 minimum requis (CAP / BEP ou équivalent).
Expérience : Une première expérience sur un poste d'assistanat administratif, polyvalent ou de gestion est souhaitée.
Avantages et cadre de travail
- Un site à taille humaine, bien desservi par les transports en commun, avec parking.
- Un restaurant du CROUS à proximité, à tarif préférentiel.
- L'accès aux offres et services d'action sociale et culturelle de l'Université Jean Jaurès (activités sportives et culturelles, séjours pour les enfants, aides au logement, offres chez les prestataires partenaires…)
- Pour un temps complet, 60 jours de congés par an (RTT inclus), pris principalement pendant les fermetures du site.
- Un accompagnement à la prise de fonction avec des actions de formation
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- inspe.secret-general@univ-tlse2.fr
- sandrine.galea@univ-tlse2.fr
Qui sommes-nous ?
L’Université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est membre fondateur de l'Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées.
Outre le campus Mirail à Toulouse, l’Université déploie ses formations sur des sites implantés dans plusieurs département de la Région Occitanie et à l’international, avec notamment des formations en Malaisie (Kuala Lumpur).
L’université accueille plus de 30 000 étudiants dans 5 UFR, 2 IUT, 7 instituts et écoles internes et 3 écoles doctorales, pour un total de 230 000 m2 de surfaces bâties.
Les Ressources Humaines de l’Université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheurs.euses et plus de 900 personnels BIATSS qui représentent une masse salariale de plus de 146 M€. Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.
Descriptif du service
Le Service administratif et de vie universitaire (SAVU) constitue le pilier opérationnel du site siège de Saint-Agne. Composé d'une équipe polyvalente de 10 agents (incluant notamment l'équipe d'accueil et de logistique), il assure au quotidien la continuité, la sécurité et la qualité
de fonctionnement du site au service des usagers, des étudiants et des personnels.
Le SAVU travaille en étroite synergie avec les équipes pédagogiques du site, les SAVU des autres sites toulousains, ainsi qu'avec les directions centrales de l'UT2J et le rectorat.
À propos de l'offre
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Les candidatures sont à adresser à inspe.secret-general@univ-tlse2.fr
Pour tout renseignement sur le poste, possibilité de contacter Mme Sandrine GALEA, Responsable administrative et financière du site de Saint-Agne (sandrine.galea@univ-tlse2.fr ou 05 62 25 20 20).
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Amplitude horaire et souplesse : Le fonctionnement d'un site siège implique des horaires adaptables selon l'activité (roulements possibles entre 7h30–15h30 et 11h00–19h00), avec ponctuellement des fermetures après 19h ou une présence le samedi lors d'événements majeurs (compensées selon le règlement du temps de travail).
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Vacant à partir du 04/01/2027
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Assistante / Assistant de direction
