Assistant-e administratif-ve

Elle est en interaction avec de nombreux partenaires, internes et externes, du niveau territorial au niveau international.

Vous intégrerez l'équipe de direction et apporterez un soutien administratif en assurant des missions d'accueil, de secrétariat, de gestion d'agendas et de suivi de sollicitations externes. Vous appuierez également l'organisation de réunions et d'événements internes et externes associant des acteurs publics partenaires.

Vous assurerez des fonctions polyvalentes d’assistance administrative et logistique pour la direction et les agents de la DAPP.

 1) Vous prendrez en charge certains aspects de la gestion administrative de la direction. En particulier :
- le suivi des réunions, événements, dates clés (ex : dates de limite de réponse) et la tenue d'un agenda du service ;
- la disponibilité de la direction et/ou des chargés de mission en liaison avec l’agenda du service et des sollicitations externes ;
- le suivi du bon traitement des demandes adressées au service ;
- la gestion des accès aux espaces de travail partagés, y compris pour les externes ;
- le montage de réunions (identification de créneaux possibles, réservation de salles ou de visio, communication à tous des éléments de la réunion) en liaison avec la direction du service ou le chargé de mission et l'appui à l'élaboration de compte-rendus ;
- la tenue de tableaux de bord et de listes de diffusion en lien avec les points ci-dessus. 

2) Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs.

3) Vous assurerez un soutien ponctuel au service pour :
- la logistique et l'organisation de réunions et d'événements (séminaires, réunions de projets, participation de la direction à des salons, …) ;
- le montage de dossiers complexes.

4) Vous contribuerez à l'élaboration et la mise en œuvre des procédures administratives du service,  à leur bonne appropriation par l’ensemble du personnel et à leur amélioration dans une démarche d’amélioration continue.