Assistant (e) administratif (ve)

Auprès du public :
- Renseigner téléphoniquement ou à l’accueil les pétitionnaires. Prise de notes, renvoi vers d’autres services ou réponses aux usagers, assurer un filtre pour les ABF. Gérer les demandes en autonomie.
- Écoute de la messagerie et rappel des personnes ayant laissé des messages d’absence. Vérifier que la mémoire ne soit pas remplie.
- Renseigner les usagers sur les politiques publiques liée au patrimoine, aux énergies renouvelables ou à l’environnement, à travers l’utilisation des fiches conseil pre-établies à disposition. Renvoi vers documentation technique.
- Suivi de la boite mail générique de l’UDAP (environs 50 courriels par jour), préparation des réponses adaptées et filtrage. Information et pédagogie sur le traitement des demandes d’urbanisme effectuées dans le service auprès des pétitionnaires
Auprès du service :
- Gestion du calendrier du service et des trois ABF pour les CST, les réunions en DRAC, les sorties du service, les réunions de service. Rédaction de l’Odj des réunions de service et des CST communiqués à la CRMH.
- Gestion des agendas des agents, prise des RDV, en collaboration avec l’autre assistante.
En absence de la deuxième assistante :
- Réception courrier
- Enregistrement des dossiers papier sur Patronum et attribution à l’instructeur.
- Suivi de l’archivage des dossiers dans le local serveur (cartons à façonner et descendre ), évacuation par bordereau des archives, une fois par an.
- Rédaction de notes ou des comptes rendus sur la base des notes fournies.

Fonctionnement su service
- Gestion des achats et des réserves, de la carte du service/ Proposition d’achats et rédaction des devis, avec le service Moyens Généraux de la DRAC.
- Gestion des fournitures (rangement, organisation, suivi).
- Gestion administrative et logistique des stagiaires et des apprentis.
- Gestion et suivi des prestations de ménage (contrôle, améliorations, réservation prestations annuelles).
- Gestion des deux voitures de service, programmation et suivi de leur entretien periodique en lien avec le service des Moyens Généraux. Lavage et contrôle technique, programmation et exécution.
- Gestion et suivi des activités sportives pratiquées par l’Udap ainsi que des sorties culturelles annuelles (calendrier, adhésion, paiement, etc.)
-.Achat et archivage de la documentation pour les agents et le public : publications et presse.
-Revue de presse sur les articles culturels et d’urbanisme dans les revues locales.

Fonctions propres et spécifiques :
- CHSCT : représentante du service au Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT).
- CHORUS DT: enregistrement OM permanent et rédaction des OM ponctuels et de formation pour tout le service.
- Suivi RH en lien avec le service DRAC (communication, transmission documents, formations).
- Suivi administratif des chantiers bénévoles du département