Assistant-e chargé-e d'accueil et gestion du courrier

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Au sein du bureau vous êtes chargé (e) d’informer les usagers, de les orienter et de les accompagner afin d’obtenir un renseignement, ou pour effectuer une démarche administrative, notamment via le point numérique ou vers un service métier. Par ailleurs, vous assurez les missions relatives à la gestion du courrier entrant et à affranchir. Les agents de la DIRSU sont polyvalents et exercent les missions suivantes :
Accueil physique et téléphonique
- assurer l’accueil téléphonique et ou physique
- apporter une information  aux usagers en communiquant les boites fonctionnelles des services concernés,
- gérer le gestionnaire de file d’attente,
- remettre aux usagers les formulaires et ou prospectus relatifs aux démarches administratives,...
Pour les visiteurs avec RDV vous êtes chargé :
- de consulter quotidiennement l’application de gestion des salles de réunion et contacter le secrétariat et ou le service concerné de la présence de visiteur, et inviter ces derniers à patienter dans le hall général;
Gestion du courrier entrant
- procéder à la réception, au tri, au dépouillement du courrier
- numériser et enregistrer le courrier
- saisir  les annotations de la hiérarchie après retour du courrier réservé,
- procéder à l’enregistrement des parapheurs arrivé et départ,
- enregistrer les courriers recommandés ...

Gestion des télé-procédures : Points Numériques
- assurer l’accompagnement des usagers du point numérique.
-actualiser les bornes tactiles d’information mises à la disposition des usagers.
Par ailleurs, il vous appartiendra d’assurer quelques missions annexes en fonction des besoins du bureau et ou de la direction en lien avec votre hiérarchie directe.

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Au sein du SGC, la DIRSU assure la coordination, l’organisation et l’animation des fonctions supports relatifs à l’accueil général de premier niveau des services de la préfecture, de la sous préfecture de Pointe-à-Pitre et des administrations territoriales de l’État impactée par le SGC en Basse-Terre, en Grande-Terre et à Saint-Martin.

Les nombreuses activités se complètent et elles consistent à renseigner, orienter et apporter un conseil aux usagers sur les démarches à suivre tout en promotionnant les offres de services existantes (accueil téléphonique, courriers, courriels, prospectus, site internet de la préfecture, site de France-Titres...).

Composition et effectifs du service
La DIRSU est composée de 12 agents: 1 A, 2 B, 9 C
Liaisons hiérarchiques
Mme Marie-José Rodin, Directrice de la relation et du service à l'usager
Madame Linda CEDILEAU directrice du SGC /D ou en cas d’absence, M. Nicolas LAPENNE, directeur territorial du SGC/GT et adjoint de la directrice du SGC/D


Liaisons fonctionnelles

Fonctions supports du périmètre SGC : Préfecture, Sous-préfecture, préfecture de Saint-Martin, administrations territoriales de l’État (ATE)