Assistant (e) de Direction

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
L’assistant(e) de direction appuie le Secrétaire général de l’Office français de protection des réfugiés et apatrides (OFPRA) dans l’exercice de ses fonctions et apporte, plus largement, son soutien à la direction générale de l’Office (composée également du Directeur général, deux Secrétaires généraux adjoints et d’une directrice de cabinet).
Il/Elle intervient en parfaite coordination avec le deuxième assistant(e) de direction, qui travaille plus particulièrement pour le Directeur général.

Ce poste auprès de la direction d’un établissement public de plus de 1 000 agents nécessite une grande rigueur, un sens de l’organisation, une capacité rapide d’adaptation, une faculté à anticiper et à faire face aux urgences, un esprit d’initiative, une discrétion absolue, de la polyvalence et des qualités relationnelles et rédactionnelles. Il implique également une maîtrise de l’outil informatique (word, excel, Power-Point) et une grande disponibilité (permanences jusqu'à 19h par roulement).
Au quotidien, le poste comprend les missions suivantes :

Agendas et appels téléphoniques

- Gestion des agendas (réunions, rendez-vous), des plannings (y compris des plannings de congés) et des appels téléphoniques

Préparation de réunions

- Organisation de réunions et préparation des dossiers

- Mise en forme des dossiers de travail

- Préparation et organisation, en tant que de besoins, du conseil d'administration de l’OFPRA
Coordination interne à l’Office

- Interface avec les autres services et coordination de la circulation d'informations

- Organisation des déplacements, notamment pour les missions à l’étranger des agents de l’OFPRA

- Enregistrement et suivi des parapheurs à l’arrivée et au départ

- Appui pour l’actualisation de l’annuaire interne

Coordination avec l’extérieur

- Accueil (visiteurs DG et SG)

- Interface avec les interlocuteurs externes du DG et du SG

Gestion des correspondances

- Enregistrement des courriers "arrivée" et attribution

- Rédaction et saisie des courriers "départ", notes et tableaux

- Transcription, envoi et tri des notes et courriels formels diplomatiques

- Classement, archivage (papier et électronique)

Votre environnement professionnel
Avec plus de 1.000 agents, l’OFPRA est un établissement public administratif indépendant chargé, sous la tutelle administrative et financière du ministère de l’Intérieur, d’instruire les demandes de protection internationale en application des textes français, des directives européennes et des conventions internationales. Il assure également une mission de protection juridique et administrative à l’égard des réfugiés, des bénéficiaires de la protection subsidiaire et des apatrides
·Liaisons hiérarchiques
Directeur Général
Secrétaire Général
·Liaisons fonctionnelles
Secrétaires  généraux adjoints
Directrice de Cabinet
L’ensemble des services de l’établissement