Assistant (e) de direction et chef (fe) du secrétariat – Cabinet SGAMI Sud

Groupe RIFSEEP : 1


Vos activités principales :


Sous l’autorité hiérarchique du secrétaire général adjoint et de la cheffe de cabinet, en lien fonctionnel avec le cabinet du CeZOC, il/elle :


– Assure le secrétariat particulier du secrétaire général de zone, en concertation avec le secrétariat du CeZOC
– Assure le secrétariat du secrétaire général adjoint (accueil téléphonique et physique, gestion de l’agenda et des déplacements, filtrage des interlocuteurs)


– Encadre l’activité du secrétariat (1 personne, catégorie C) et un pool conducteurs d’autorités (3 agents, catégorie C)


– Aide à l’organisation du travail de direction (planifie, organise, assure le suivi des réunions, constitue les dossiers et assure la prise de notes)


– Dispose d’une capacité à rédiger et à mettre en forme les documents (notes, courriers, etc.)


– Supervise et prend en charge la gestion des dossiers se rapportant à des aspects logistiques (frais de déplacement des agents du cabinet et du SGA sur l’application Chorus-DT, gestion de l’horaire variable, des congés, des maladies pour les agents du cabinet, publication des arrêtés au recueil des actes administratifs)


– Assure la gestion de proximité au plan des ressources humaines (suivi des dossiers des personnels du cabinet en lien avec la DRH)


– Traite les dossiers ponctuels et suit les courriers réservés (enregistrement et diffusion)


Votre environnement professionnel :


Activités du service
SGAMI Sud : échelon territorial du ministère de l’Intérieur pour la zone de défense et de sécurité Sud, il assure la gestion administrative, RH, budgétaire, logistique et immobilière des services de la police nationale et, en partie, de la gendarmerie nationale, sécurité civile, préfectures. Son ressort géographique s'étend sur 3 régions (PACA, Occitanie, Corse), soit 21 départements. Le SGAMI Sud est composé de 5 directions (DAGF, DRH, DSIC, DEL et DI), auxquelles s’ajoute un cabinet ainsi que des délégations et antennes, relais des directions, situées à Nice, Montpellier, Toulouse et Ajaccio.
Cabinet du SGAMI : Rattaché à un secrétaire général de zone (sous-préfet) et un secrétaire général adjoint (commissaire général), les activités principales sont la coordination de dossiers transversaux, d’affaires réservées et de protocole ; la gestion des dossiers transversaux ; l’élaboration de plans d’action et de process ; la communication ; la gestion de la sécurité et de la sûreté des sites du SGAMI ; le contrôle de gestion ; la gestion du parc automobile mutualisé rattaché au cabinet et la gestion des services intérieurs et budgets afférents à l’activité.