Assistant-e en gestion administrative

Votre activité en tant qu’Assistant.e chargé-e de gestion événementielle et transversale s’inscrit dans le cadre de l’unité CoDir et se répartit sur une quotité d’activité à 70 % en appui à la secrétaire générale du Collège de direction et à 30% sur un appui transversal en fonction des besoins. Elle s’exerce sous l’autorité hiérarchique du directeur/de la directrice de l’unité CODIR (DU) et de son adjoint.e (DUA) et l’autorité fonctionnelle de la secrétaire générale du Collège de direction et du Conseil scientifique (SG), en interaction étroite avec de nombreux acteurs internes et externes à l’unité.

Missions : 

1. Auprès du DU et en lien étroit avec la secrétaire générale du Collège de direction et du Conseil scientifique, vous assurerez la gestion administrative et la coordination logistique des activités suivantes :

- activités d’animation collectives initiées par le Collège de direction dans le cadre du pilotage de l’Institut qui nécessitent l’organisation de réunions institutionnelles (séminaires réguliers du Collège de direction, réunions de la direction générale avec les cheffes et chefs de départements (CD), les présidentes et présidents de centre (PC) et les directrices et directeurs d’appui à la recherche (DAR) d’INRAE, réunion des DU d’INRAE avec la direction générale et l’encadrement supérieur de l’Institut), soit au moins 5 événements à caractère et enjeu nationaux à organiser par an. Une partie socle de l’activité consiste à rechercher puis réserver des lieux pour ces réunions et séminaires en recourant aux procédures de mise en concurrence prévues pour les achats publics. Vous aurez la responsabilité d’organiser tous les éléments logistiques : restauration, déplacements, hébergement, traitement de certains frais, échanges avec certains participants, appui à la SG pour la préparation des programmes et l’établissement des dossiers correspondants, classement informatique et papier des dossiers. 

- réunions hebdomadaires du Collège de direction et des réunions du Collège de direction avec les CD (« Directoriales ») et avec les PC (« Territoriales »). Vous aurez la responsabilité d’organiser tous les éléments logistiques : restauration et traitement des frais y afférent, réservation de salles de réunions et de restauration.

-L’organisation logistique de la réunion du jury international des Lauriers.

Vous appuierez la SG dans la construction et la mise à jour du SharePoint du Collège de direction ainsi que dans la planification des activités et des agendas et vous mettrez en place des documents de suivi et des fiches de bonnes pratiques pour la réalisation de vos missions.

           2. Auprès du DU et en lien étroit avec la secrétaire générale du Collège de direction et du Conseil scientifique (CS) :

Vous assurerez la gestion administrative et logistique des 4 réunions annuelles du CS, en général 2 en visio-conférence, 1 au siège d’INRAE et 1 en délocalisé dans un centre INRAE. Vous aurez la responsabilité d’organiser tous les éléments logistiques :  réservation des salles de réunions au siège pour le CS et la délégation permanente (DP) du

CS, restauration, déplacements, traitement de certains frais, échanges avec certains participants, la constitution et l’impression des dossiers déposés par la SG sur le NextCloud, classement informatique et papier des dossiers, installation du matériel informatique et des éléments logistiques nécessaires au bon déroulement des CS au siège. Il s’agira également d’assurer le lien avec le prestataire en charge de la réalisation des compte-rendu. 

Vous appuierez la SG dans la construction et la mise à jour du site intranet du CS et vous mettrez en place des documents de suivi et des fiches de bonnes pratiques pour la réalisation de vos missions.

               3.   Appui transversal dans l’unité : 

Un appui administratif à certaines instances liées à l’unité, comme le mardi des CD ou le Comité d’Ethique : 

Organisations de réunions, gestion des déplacements de leurs membres et frais induits, constitution et impression des dossiers. Vous mettrez en place des documents de suivi et des fiches de bonnes pratiques pour la réalisation de ces missions

Un appui ponctuel à l’organisation des concours chercheurs en collaboration avec l’assistante de la DGDSI, de l’assistant de la DS Alimentation et de l’assistante de la DS Agriculture. 

Et d’une manière générale, vous pourrez concourir à la participation de tout événement nécessitant une mobilisation collective propre à l’organisation de moments de cohésion (petits déjeuners, déjeuners, départs, cérémonie de remise de distinctions...) 

Pour accomplir l’ensemble de vos missions, vous aurez de nombreuses relations avec des interlocuteurs variés : scientifiques, personnels administratifs et comptables, fournisseurs, prestataires, français et parfois étrangers.

En interne à l’unité, vous établirez des relations fonctionnelles privilégiées avec les gestionnaires budgétaires (4), la référente RH et les assistant.e.s des 4 directions scientifiques de l’unité, du cabinet de la présidence et des directions générales déléguées (8 au total).