Assistant en gestion administrative (H/F)

Missions :
Réaliser de manière autonome les actes administratifs polyvalents dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le contexte d’une Unité Mixte de Recherche (mandat de gestion double CNRS/OCA).
Activités :
 Activité 1 : Réaliser des actes de gestion administrative et budgétaire
o Réalisation des commandes d’achats
o Gestion des services faits et collecte/vérification de l’exhaustivité des pièces justificatives
o Gestion des missions des membres des équipes et des invités jusqu’à la liquidation des missions
o Suivi de la facturation, gestion et traitement des workflows en lien avec les services financiers des tutelles et des fournisseurs
o Travail en lien avec les services financiers de l’université et du CNRS, les chefs d’équipes et les fournisseurs
o Suivi de dépenses par type de dépenses ou d'opérations ou par structure

 Activité 2 : Suivre l’exécution des projets de recherche et en assurer la justification
o Piloter les activités et rendre compte à l’aide de tableaux de bords
o Effectuer le suivi administratif de l'exécution des différents types de contrats de recherche
o Produire et collecter les données comptables et financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
o Effectuer la justification financière des contrats de recherche


 Activité 3 : Gérer l’organisation des réunions et de manifestations scientifiques
o Préparer le montage financier et budgétaire et en assurer le suivi
o Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)


Activité spécifique ou transverse 
o Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion et au suivi administratif
o Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et administratives
o Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour assurer le suivi de projets
o Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
o Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion

Contexte de travail :
Le Laboratoire JL Lagrange est une Unité Mixte de Recherche spécialisée en Astronomie/Astrophysique. Il accueille en moyenne 200 personnes. L’agent sera placé sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Administrative de l’unité pour ce qui relève de ses missions de gestion, et sous la responsabilité des porteurs des projets SKA/GAIA/EUCLID concernant les missions de suivi de projets.