Assistant en gestion administrative
Référence : 2026-2270802
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Toulon
université de Toulon : www.univ-tln.fr - Localisation : La Garde
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 23472 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Emploi côté RIFSEEP groupe 3 du corps des ASI
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Au sein de la DAJI, le poste d'assistant en gestion administrative est rattaché au directeur et les missions sont exercées en interface avec les deux pôles de la direction, ce qui donne une vision transversale et variée des activités de l'université.
Le poste offre la possibilité de travailler avec un large réseau d'interlocuteurs de l'établissement tels que la gouvernance, les responsables de composantes, les directions administratives des composantes et directions métiers.
Au regard de la nature des missions, le télétravail est possible dans le cadre prévu par l'université.
Coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative
Travailler en interface avec la direction et les pôles de la DAJI
Activités principales :
Appui aux missions
Assurer la coordination et/ou la réalisation d’activités administratives de la DAJI
Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
Participer à et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure et coordonner la gestion des procédures et outils
Coordonner et participer à la rédaction et à la mise à jour des outils numériques et des pages internet et intranet de la DAJI
Apporter un appui à la préparation et à la mise en œuvre des actions de diffusion de culture juridique
Assurer la fonction de référent de l’application de gestion d’activité
Instruction des conventions
Assurer le contrôle de premier niveau des conventions instruites par la DAJI (contrôle de conformité des projets de conventions aux modèles, critères et processus institutionnels)
Organisation des élections
Assurer la préparation, la logistique et la mise en œuvre des opérations électorales (notamment gérer le calendrier ; réceptionner et contrôler les pièces relatives aux différentes étapes des processus électoraux (inscriptions et rectifications sur les listes électorales ; candidatures ; procurations…)
Élaborer, préparer et contrôler les actes et arrêtés relatifs à l’organisation des élections et prévenir le contentieux
Assurer le secrétariat du comité électoral consultatif
Assurer le suivi des mandats électifs
Délégations de signatures
Produire les délégations de signatures et en assurer le suivi
Marché des assurances
Apporter un appui à préparation et à la mise en œuvre du marché
Assurer la gestion des saisines et le suivi des dossiers de déclarations de sinistres
Mettre à jour des bases de données et des indicateurs relatifs à l’activité du service
Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services internes et externes
Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
Suivre l'évolution de la réglementation sur l’ensemble du domaine de gestion
Profil recherché
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : Bac+2
Connaissance du fonctionnement d'une université, établissement public ou collectivité territoriale.
Expérience de la gestion en gestion administrative, de processus électoraux et de gestion de contrats.
Une formation en droit public serait un plus.
Connaissances
Objectifs et projets de l'établissement
Techniques de management
Gestion des groupes et des conflits
Organisation de l'enseignement supérieur
Droit public
Droit des contrats
Environnement et réseaux professionnels
Méthodologie de conduite de projet
Techniques d'élaboration de documents
Connaissances budgétaires générales
Finances publiques
Techniques de communication
Connaissance générale des ressources humaines
Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles
Réaliser des synthèses
Rédiger des rapports ou des documents
Créer les conditions favorables à un entretien
Conduire des entretiens
Déléguer et évaluer
Encadrer / Animer une équipe
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Élaborer des éléments de langage
Concevoir des tableaux de bord
Compétences comportementales
Rigueur / Fiabilité
Réactivité
Sens relationnel
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Compétences attendues
voir fiche de poste
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
À propos de l'offre
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Catégorie et corps : A - Assistant ingénieur
Emploi-type REFERENS III : Assistant-e en gestion administrative - J3C44
Structure d'affectation et localisation : DAJI – Campus de La Garde
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 3 du corps des ASI
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : à partir de 1572 €, selon expérience professionnelle
Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l’université.
Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2027 avec possibilité de renouvellement
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Flexibilité et disponibilité dans les temps forts (gestion des processus électoraux et déroulement des scrutins).
Travailler avec des interlocuteurs différents.
Travailler dans des degrés d'autonomie différents, organiser et prioriser les activités
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Vacant à partir du 01/06/2026
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Assistante / Assistant juridique
