Assistant ingénieur coordination administrative et fonctionnelle du doctorat - Réf 327
Référence : 2026-2387788
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Toulouse
Université de Toulouse - Localisation : 31400 Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L’assistant/e ingénieur/e coordination administrative et fonctionnelle du doctorat contribue à la structuration, à l’harmonisation et à la modernisation des processus de gestion du troisième cycle. Il/elle intervient en interface permanente avec les écoles doctorales, les services de scolarité de l’Université de Toulouse et des établissements co-accrédités, les directions métiers et les partenaires techniques afin d’assurer la bonne articulation des procédures d’inscription, de réinscription, de soutenance et de diplomation à l’échelle du site.
Le poste comporte une forte dimension de coordination transverse, de maîtrise d’ouvrage fonctionnelle et d’accompagnement à la transformation des organisations. L’agent participe notamment à l’évolution des systèmes d’information doctoraux, à leur interopérabilité avec les outils de scolarité et les applications nationales, ainsi qu’à l’automatisation et à la dématérialisation progressive des procédures administratives du doctorat.
Il/elle contribue à la sécurisation des données et des circuits administratifs, au respect des procédures harmonisées entre établissements et à l’amélioration continue de la qualité de service rendue aux doctorants, aux écoles doctorales et aux partenaires institutionnels. Dans un contexte d’évolution institutionnelle et de structuration d’un fonctionnement unifié des études doctorales, il/elle joue un rôle central dans la modernisation et la coordination fonctionnelle du doctorat.
Missions :
- Assurer la coordination administrative et fonctionnelle du doctorat de l’Université de Toulouse, en garantissant la cohérence des procédures de scolarité du doctorat entre l’Université de Toulouse, les écoles doctorales et les établissements co-accrédités ;
- Piloter la maîtrise d’ouvrage fonctionnelle du systèmes d’information doctorat (ADUM) et assurer le lien avec ceux dans les établissements (APOGEE, PEGASE, ORION,…) et accompagner leur évolution, leur interopérabilité et l’automatisation des processus administratifs liés au doctorat (inscriptions, réinscriptions, soutenances, diplomation, données ministérielles, suivi de la formation) ;
- Contribuer à la structuration et à la modernisation des processus de gestion du doctorat, en accompagnant l’harmonisation des pratiques, la dématérialisation des procédures et la conduite du changement à l’échelle du site toulousain ;
- Assurer un rôle d’expertise, de coordination transverse et d’appui fonctionnel auprès des écoles doctorales, des services de scolarité et des établissements partenaires (dans l’utilisation quotidienne de ADUM), afin de garantir la fiabilité, la sécurisation et la qualité des opérations administratives liées au doctorat ;
- Participer au pilotage et à la fiabilisation des données doctorales ainsi qu’aux campagnes nationales d’évaluation (HCERES, SIREDO,…) et de reporting, en contribuant au développement d’outils de suivi, d’indicateurs et de pilotage du doctorat de l’Université de Toulouse.
Profil recherché
Connaissances :
Excellente connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche ;
Bonne connaissance du cadre réglementaire des études doctorales et du fonctionnement des écoles doctorales ;
Connaissance approfondie des processus de scolarité du doctorat, notamment en matière d’inscription, de réinscription, de soutenance et de diplomation ;
Bonne connaissance des enjeux liés à la coordination inter-établissements et aux organisations mutualisées ;
Connaissance des systèmes d’information de gestion de la scolarité et des problématiques d’interopérabilité des applications ;
Connaissance des méthodes de conduite de projet, d’amélioration continue et de modernisation des processus administratifs ;
Connaissance des dispositifs liés à la vie étudiante et doctorante, notamment des mécanismes associés à la Contribution Vie Étudiante et de Campus (CVEC) ;
Connaissance des principes de qualité de service, d’accompagnement des usagers et de conduite du changement dans les organisations publiques ;
Sensibilité aux enjeux de transformation numérique et de dématérialisation des procédures administratives.
Coordonner des activités administratives complexes dans un environnement multi-acteurs ;
Savoir faire technique :
Coordonner des activités administratives complexes dans un environnement multi-acteurs ;
Assurer la maîtrise d’ouvrage fonctionnelle d’applications de gestion doctorale ;
Accompagner l’évolution, la dématérialisation et l’automatisation des processus administratifs ;
Produire, fiabiliser et exploiter des données administratives et des outils de pilotage ;
Rédiger des procédures, documents techniques et supports utilisateurs ;
Organiser et animer des réunions de coordination et des groupes de travail ;
Accompagner les utilisateurs dans l’appropriation des outils et des évolutions de pratiques ;
Travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés dans un environnement inter-établissements ;
Identifier des dysfonctionnements, proposer des solutions et suivre leur mise en œuvre.
Savoirs comportementaux :
Sens de l’organisation et rigueur ;
Forte autonomie et sens des responsabilités ;
Capacité d’analyse et de prise d’initiative ;
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe ;
Capacité à travailler en transversalité dans un environnement complexe ;
Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité ;
Aptitude à accompagner le changement et à dialoguer avec des interlocuteurs variés.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue.
Descriptif du service
L’École des Docteurs constitue une des directions du domaine Formation et Vie Universitaire de l’Université de Toulouse. Elle assure le pilotage, la coordination et la mise en œuvre des activités liées au doctorat à l’échelle du site toulousain, dans un environnement inter-établissements structuré autour du diplôme de doctorat de l’Université de Toulouse et de ses 14 écoles doctorales.
Dans le cadre de la délivrance du doctorat de l’Université de Toulouse, la structure assure également, en lien avec les établissements co-accrédités, des missions de scolarité du troisième cycle, notamment pour les doctorants inscrits administrativement à l’Université de Toulouse. Elle coordonne parallèlement les procédures communes applicables aux doctorants inscrits en co-accréditation dans les autres établissements du site (Université Toulouse Jean Jaurès, INSA Toulouse, Toulouse INP, ISAE SUPAERO, ENAC), afin de garantir la cohérence, la fiabilité et la sécurisation des processus administratifs liés au doctorat.
À propos de l'offre
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Avantages :
- Contributions aux frais de transport en commun
- Possibilité d’aménagement du temps de travail
- Télétravail possible en fonction du poste
- Possibilité d'aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
- Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
- Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
- Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie , Crous…)
- Chèques vacances
- Service social
- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
- Activités sportives et culturelles
- Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
- Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
- Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences…)
- Accès bibliothèques universitaires
- Déploiement 10min de sport sur temps de travail
- Parking sur place
- Crèche
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Conditions générales du poste :
Catégorie du poste : A
Corps de recrutement : Assistant Ingénieur ou Assistante Ingénieure
Quotité de travail : 100%
Date de prise de fonctions souhaitée : 01/10/2026
Poste ouvert uniquement aux contractuels
Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 1 an
Groupe RIFSEEP ou cotation poste : Groupe 2
Rémunération : Elle est comprise entre 1 944,50 € brut et 2 648,46 € brut en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (264,50€)
Localisation géographique : 118 route de Narbonne, 31400 Toulouse, déplacements ponctuels possibles sur les sites universitaires à Toulouse et en Région (Albi et Tarbes)
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Art L332-22 CGFP Annexe 1 A.2.1 : Non permanent/ Temporaire
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Vacant à partir du 01/10/2026
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*Chargée / Chargé des études doctorales*
