Assistant ou assistante auprès de la Présidence et de la Direction générale des service (h/f)

Poste clé, polyvalent et stratégique au cœur de la gouvernance de l’EPHE.

Véritable interface entre la gouvernance, les services internes et les partenaires externes, vous contribuez :
- à la fluidité de la circulation de l’information,
- à la qualité du suivi des dossiers,
- au bon déroulement des activités institutionnelles.

Vous participez activement à la préparation des réunions stratégiques, à la rédaction des comptes rendus et relevés de décisions, à l’organisation des événements institutionnels et au suivi opérationnel des actions portées par la Présidence et la Direction générale des services.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

- Accueil physique et téléphonique du cabinet de la Présidence, information et orientation des interlocuteurs internes et externes ;
- Gestion et suivi des courriers et sollicitations adressés à la Présidence ; coordination des réponses avec les services concernés ;
- Gestion des agendas du Président et de la Directrice générale des services (planification, arbitrage, priorisation) ;
- Organisation des déplacements (logistique, coordination, suivi) ;
- Appui au pilotage et au suivi des activités de la Présidence et de la Direction générale des services ;
- Contribution à la diffusion de l’information en interne et en externe.
- Appui à l’organisation des conseils centraux en lien avec la Direction des affaires juridiques et institutionnelles
- Organisation et suivi d’évènements et de campagnes institutionnelles.

ACTIVITÉS ASSOCIÉES

- Classement et archivage des dossiers (papiers ou dématérialisés) et mise en place et suivi des outils de gestion et de reporting (tableaux de suivi, bases de données, indicateurs) ;
-  Mise à jour régulière des supports d’information interne (tableaux de suivi, extranet, bases documentaires, listes de diffusion et contacts, …)
- Enregistrement et suivi du courrier et du chrono des services, gestion de la messagerie électronique, diffusion des messages et suivi des réponses ;
- Préparation et logistique des réunions organisées par la présidence ou la direction générale des services et des instances centrales de l’établissement en lien avec la direction des affaires juridiques (conseils d’administration et scientifique notamment) ;
- Préparation et diffusion des documents relatifs aux réunions, par voie postale et électronique ;
- Participation active à l’organisation des événements institutionnels et scientifiques de l’École (colloques, cérémonies, journées d’études) : logistique, commandes, inscriptions, coordination avec les intervenants et les prestataires ;
- Transmission des notes, courriers, et autres documents dans les différents services ou composantes de l'École ;
- Gestion et suivi des commandes de fournitures et de prestations, suivi de la livraison et de la facturation ;
- Rédaction et diffusion des comptes rendus de réunions et des relevés de décisions ;
- Enregistrement et suivi de missions du Président et de la DGS.