Assistant qualité et chargé des relations avec les usagers

Pôle de rattachement : Pôle Administratif-Ressources-Support
Service de rattachement : Unité risques et qualité
Responsable hiérarchique : responsable de l’unité risques et qualité
Horaires de travail : 9h-17h30 avec coupure déjeuner, du lundi au vendredi, avec adaptation
Catégorie : B (adjoint des cadres ou technicien hospitalier)
Lieu de travail : Site avenue de Verdun Châteauroux

Missions du poste

÷  Participer à la gestion documentaire de la base qualité
o   Mettre en page et indexer les documents qualité (word, excel, power-point, publisher)
o   Faire signer les documents qualité à diffuser
o   Saisir les documents qualité sur le logiciel métier
o   Diffuser les documents qualité sur le logiciel métier en s’assurant de la validation de la version
o   Supprimer les documents obsolètes
o   Assurer la modification d’un document qualité en s’assurant de l’écrasement de la version précédente

÷  Gérer les imprimés de l’établissement
o   Mettre en forme les documents si nécessaire (après une 1ère mise en forme de base par les services demandeurs)
o   Faire valider les imprimés
o   Créer les imprimés sur le logiciel métier (s’assurer au préalable de l’absence de cet imprimé dans la base) ou modifier / supprimer les imprimés
o   Informer les demandeurs de la mise à disposition de l’imprimé sur la base imprimé
o   Supprimer les imprimés obsolètes
o   Assurer les liens avec l’atelier de reprographie pour la mise à disposition des imprimés

÷  Participer à l’administration et à la « hotline » du logiciel métier
o   Créer / modifier / supprimer en temps réel les comptes utilisateurs en collaboration avec la direction des ressources humaines et la direction des soins
o   Répondre aux sollicitations des professionnels lors de difficultés rencontrées concernant l’accès au logiciel métier et son utilisation globale
o   S’assurer de l’intégration des adresses mails nominatives
o   S’assurer de la bonne adéquation professionnel / pôle / service
o   Se déplacer vers les professionnels si difficultés d’utilisation du logiciel métier

÷  Participer aux évaluations qualité réalisées sur le logiciel métier
o   Paramétrer les blueapps (=questionnaires) sur le logiciel métier
o   Saisir les questionnaires à la demande des spécialistes qualité / risques

÷  Rédiger les comptes rendus des réunions de service U.RIS.QUAL.

÷  Assurer l’accueil téléphonique en l’absence des spécialistes qualité / risques

÷  Participer au recueil d’indicateurs issus du logiciel métier

÷  Contribuer à l’organisation logistique des visites de certification ou autres évaluations externes. Participation aux rencontres avec les experts-visiteurs.

÷  Gestion des réclamations, conformément à la procédure de gestion des plaintes et réclamations : réception de la réclamation, enregistrement dans « Blue Medi », accusé réception au plaignant, sollicitation des chefs de service et/ou cadres de santé afin d’obtenir des éléments de réponse, réponse au pl