ASSISTANT SECRETAIRE DE LA DIRECTION ET DIRECTEUR - ARCUEIL

Défense mobilité a pour mission d’accompagner les militaires dans leur projet de transition de carrière et de mobilité professionnelle vers un emploi civil et, contribue à l’attractivité et la fidélisation des forces armées par la valorisation des compétences acquises pendant l’engagement, la mise en œuvre de dispositifs d’insertion ou de financements de formations, la conception et le déploiement de partenariats avec des employeurs de référence.

Le service met à disposition un accompagnement et une offre de services personnalisée, adaptée et digitalisée, de prestations, d’informations, d’orientations ou de formations dans le cadre d’un projet professionnel vers un emploi civil au profit, lorsqu’ils en font la demande :
- des militaires en situation de reconversion ;
- des conjoints, partenaires d’un pacte civil de solidarité ou concubins de la communauté Défense ;
- du personnel civil de la défense en situation de reconversion professionnelle hors des fonctions publiques.

Au sein de la direction de Défense mobilité, le titulaire du poste d’assistant secrétaire a pour mission :
- d’assister le directeur et son adjoint dans la gestion de leur secrétariat particulier ;
- d’assister la direction dans les fonctions de secrétariat général (gestion des fournitures de bureau, planning des congés) ;
- d’assurer La sécurisation et la conformité des informations transmises et leur mise en forme ;
- De veiller à l’accessibilité et à la circulation de l’information (courrier).
Enregistrer, classer et diffuser le courrier.
Filtrer les communications du directeur et du directeur-adjoint.
Gérer l’agenda du directeur et du directeur-adjoint.
Vérifier la conformité des documents (charte graphique, formule d’usages, assurer la reprographie des documents, préparer les enregistrements).
Contribuer à l’accessibilité et à la circulation de l’information au sein de Dm (messageries fonctionnelles).
Faire la demande des ordres de mission pour le directeur et le directeur-adjoint, les états de frais, les demandes (Déjeuner, réservation de salle).
Suivre le planning de congés du personnel de la direction.
Gérer un budget (fournitures et cartes achat).
Gérer le planning des salles de réunion et préparer les salles.
Etablir les commandes, réceptionner et stocker les fournitures de bureau, répartir les commandes au sein de la Direction.
Préparer, organiser des représentations, déjeuners, dîners…
Accueillir et orienter les visiteurs.
Mettre à jour les modalités d’organisation et de gestion.
Correspondant de la direction et soutien aux agents au logiciel Cor@il.