Assistant services économique et accueil, administratif, logistique

Direction communication et affaires générales
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux

Poste partagé entre les services développement économique, ville intelligente et affaires générales :
Missions principales services développement économique et ville intelligente :
Assurer l'accueil, la gestion du courrier, le suivi administratif des délibérations et décisions en relation avec le service des assemblées,
Gestion des agendas de la direction des services développement économique et ville intelligente (planification, gestion et organisation de rendezvous, organisation des déplacements ...),
Suivi des dossiers et projets en cours, appui à l'organisation d'événements et de manifestations (salons, colloques ...) des services
développement économique et ville intelligente.
Missions ponctuelles :
Accueil à la Maison des Entreprises
Missions principales affaires générales :
Accueil
Orientation des visiteurs, élus, partenaires, ...
Appels téléphoniques : gestion du standard, prise de message
Réception des livraisons, dispatch aux destinataires
Gestion de l'affichage à l'accueil, informations et documents mis à disposition du public
Gestion du courrier / mails / parapheurs
Enregistrement du courrier arrivé (scan), factures (scan), parapheurs et dispatch
Enregistrement du courrier départ La Poste, courriers internes, parapheurs
Distribution journaux auprès des services
Boite mail « contact » : dispatch aux services, réponse aux demandes
Logistique interne
Gestion des salles : accès, réservation, armoire à clés
Flotte véhicules du siège : réservation, veille stationnement, déplacement, signalement des anomalies aux services compétents
Préparation roulage : diffusion de supports de communication aux villes
Assistance photocopieurs, machine à café et ascenseur : signalement au prestataire, ...
Maintenance bâtiment du siège : Signalement des anomalies et petits travaux
Assistanat
Traiteurs : gestion des approvisionnements (devis, suivi, commande), suivi stock
Commande et suivi stock : fournitures, papeterie, produits « Covid », boissons, gâteaux
En lien avec les services (publipostage, mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers ...)
Missions ponctuelles :
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
Aide auprès des services (mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers ...)
Surveillance stationnement / parc véhicule
Appartenance à un ou des groupes de travail :
Groupe prévention des risques