ASSISTANT/ASSISTANTE DE DIRECTION AUPRES DES SECRETAIRES GENERAUX
Référence : 2024-1750372
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Conseil d'Etat
- Localisation : 1, place du Palais Royal - 75001 PARIS
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales :
L’assistant (e) de direction auprès des secrétaires généraux sera garant de la bonne organisation de leurs rendez-vous, réunions et déplacements. Il/elle aura un rôle d’alerte et de veille avec une démarche d’anticipation pour le bon déroulement des journées de travail.
Disponible, respectueux(se) du travail en équipe et doté(e) d’un grand sens de l’organisation, il/elle devra plus particulièrement développer son activité dans les domaines suivants :
1/ organisation de l’activité des secrétaires généraux : tenue et vérification permanente des quatre agendas, prise de rendez-vous, planification, organisation et préparation des réunions ponctuelles et récurrentes, rencontres internes et externes (entretiens bilatéraux ou auditions), préparation des dossiers afférents, réservation de salles et des matériels informatiques, envoi et suivi des invitations.
2/ suivi et rédaction des documents utiles : rédaction et diffusion de documents et comptes-rendus, mise à jour de bases de données pour publipostage, et des procédures.
3/ gestion des déplacements professionnels : établissement des ordres de missions, réservations et commandes des billets de transports et hôtel, états de frais sur le logiciel Chorus DT.
4/ suivi du courrier et préparation des dossiers : enregistrement et traitement du courrier et des parapheurs, classement et archivage papier et numérique des courriers et des documents, mise à jour des bases contacts, rédaction de lettres administratives ou notes.
5/ accueil physique et téléphonique : accueil des visiteurs des secrétaires généraux, gestion des appels téléphoniques.
Liens hiérarchiques et fonctionnels :
N+1 : La cheffe de cabinet
N+2 : Le secrétaire général
Compétences attendues
Connaissances
Niveau expert :
- Techniques de secrétariat
- Outils bureautiques courants (Outlook, Excel, Word)
Niveau maîtrisé :
- Maîtrise de l'application de gestion de courrier Elise
- Communication écrite et orale
- Techniques d'indexation, de classement et d'archivage
- Connaissance de l'organisation du Conseil d'Etat et du contexte institutionnel
Savoir-faire
Niveau expert :
- Capacité d'organisation et de gestion du temps
- Aptitude à travailler en brigade
- Capacité à travailler en équipe
- Excellent relationnel et adaptabilité aux différents interlocuteurs
Niveau maîtrisé :
- Réactivité et soin dans l'exécution des travaux
- Gestion des situations d'urgence
Savoir-être
- Discrétion
- Rigueur
- Polyvalence
- Capacité d'adaptation
- Equanimité
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Conseil d’État, garant du respect du droit et des libertés des citoyens
Le Conseil d’État est un pilier de l’État de droit : il garantit au quotidien que l’administration respecte le droit et notamment les libertés fondamentales des citoyens.
- Il juge les conflits qui opposent les citoyens, associations ou entreprises à l’administration.
- Il fait des propositions pour que les futures lois et règlementations soient conformes au droit et applicables dans la vie quotidienne.
En parallèle, il gère les 42 tribunaux administratifs, les 9 cours administratives d’appel et la Cour nationale du droit d’asile qui forment, avec le Conseil d’État, la justice administrative.
Près de 700 collaborateurs sur des missions très variées
Le Conseil d’État, c’est près de 50 métiers qui couvrent des domaines variés : juge, greffière et greffier, rapporteure et rapporteur au contentieux ou en sections consultatives, gestionnaire RH, comptable, chargée et chargé de communication, product owner, assistant et assistante de direction, etc. Derrière ces métiers, chaque collaborateur et collaboratrice assure la modernisation et l’accessibilité de la justice pour tous les citoyens.
Quel que soit votre niveau d’études et d’expériences, que vous soyez contractuelle et contractuel, titulaire, avec une expertise « métiers » ou juridique, un parcours classique ou atypique…. Le Conseil d’État recrute chaque année de nouveaux talents !
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, tous nos emplois sont ouverts aux candidates et candidats en situation de handicap
Descriptif du service
Votre environnement professionnel :
Le cabinet est organisé en un pôle et deux bureaux fonctionnels (Secrétariat-Protocole, Organisation–Événements, Fonctionnement et Moyens) dont les missions sont principalement des activités d’organisation et de fonctionnement logistique. Il assure les prestations quotidiennes de fonctionnement courant du Conseil d’Etat, il organise les rencontres institutionnelles et les manifestations, il assure le secrétariat du vice-président et des secrétaires généraux du Conseil d’Etat.
Le secrétariat des secrétaires généraux prend en charge tous les aspects matériels de l’organisation quotidienne du travail du secrétaire général, des secrétaires généraux adjoints et de la secrétaire générale des tribunaux administratifs et des cours administratives d’appel. Ce secrétariat, rattaché au Cabinet du Conseil d’Etat, travaille en étroite collaboration avec le secrétariat particulier du vice-président. Il a par ailleurs comme principaux interlocuteurs les secrétariats des présidents de juridiction, des chefs de service du Conseil d’Etat, des cabinets ministériels et des directeurs d’administration centrale. Le (la) chef (fe) du secrétariat en coordonne l’activité.
À propos de l'offre
-
Important : le Conseil d’Etat met en œuvre un plan de lutte contre les discriminations et pour la promotion de la diversité. Si vous vous estimez victime d’une discrimination dans le cadre du processus de recrutement, vous avez la possibilité d’adresser un message à la boîte fonctionnelle suivante : allodiscrim@orange.fr
Les critères de discrimination sont énumérés à l’article 1er de la loi n° 2008-496 du 27 mai 2008.
-
Le secrétariat assure une couverture horaire de 8h30 à 19h30 en brigade.
La réussite sur le poste repose sur une réelle aptitude à travailler en équipe et à partager l’information.
Télétravail : oui
-
Vacant à partir du 16/12/2024
-
Secrétaire
