Assistant.e administratif. ve - Offre 1213 - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE MEURTHE ET MOSELLE
Référence : O054260209000321
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Nancy
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSION : l'assistant.e administratif.ve assure un soutien dans les missions administratives du médecin référent Protection de l'enfance et fait le lien avec les partenaires extérieurs. Il.elle inscrit son action au sein du projet d'administration, est tenu.e au secret professionnel. Il.elle apporte sa contribution à la mise en oeuvre de la politique départementale Enfance Famille telle que définie par l'assemblée départementale et par le code de la santé publique et de l'action sociale et des familles.
ACTIVITES
Assistance administrative, planification et suivi
* Reçoit, filtre et réoriente lorsque nécessaire les courriers électroniques
* Saisit des documents de formes et de contenus divers, met en forme tous types de courriers
* Rédige des documents administratifs, des comptes rendus et procès-verbaux de réunions
* Gère et/ou actualise la mise à jour de dossiers de santé des enfants confiés
* Recherche des informations, notamment réglementaires, vérifie la validité des informations traitées et diffuse aux personnels concernés
* Tient à jour les documents réglementaires du service
* Gère l'activité professionnelle du responsable (ou des responsables), en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
* Assure l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
* Participe aux à l'organisation des réunions médicales, aux groupes de travail et aux projets en lien avec la Protection de l'enfance
* Fait le lien avec les différents services de la Direction Enfance famille et Santé publique (DEFSP) et les partenaires extérieurs (structures d'accueil, hôpitaux, libéraux...)
* Assure la diffusion des informations concernant la santé des mineurs confiés
*Participe à la gestion et traitement des courriers et des courriels du médecin référent Protection de l'Enfance et son agenda
*Participe à la gestion et à l'organisation des journées thématiques de la DEFSP
*Gère la transmission des rapports de commissions permanentes et de sessions dans le logiciel dédié
*Gère les droits d'accès aux serveurs restreints
*Participe à la mise en page du rapport d'activité du Médecin référent Protection de l'enfance
* Renseigne les tableaux de suivi des activités du service
* Trie, classe et archive les documents du service
* Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire
Accueil et relations avec le public
* Effectue l'accueil physique et téléphonique du service (usagers, agents, partenaires)
* Prend les messages et hiérarchise les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
* Conseille et oriente le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.
Profil recherché
Compétences techniques
* Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Connaître l'ensemble des politiques de solidarité
* Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)
* Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
* Instituer des règles de classement et d'archivage et les faire respecter
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
* Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
*Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l'activité
Compétences stratégiques
* Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
* Savoir anticiper
* Etre capable de prendre des initiatives
· Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
* Etre capable de coordonner et fédérer différents interlocuteurs
· Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
Compétences relationnelles
* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
* Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
* Faire preuve de diplomatie
* Savoir se rendre disponible
* Coopérer avec les autres services de la direction
· Promouvoir l'image de la direction/du service auprès des interlocuteurs
À propos de l'offre
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Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/04/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
