Assistante / Assistant au secrétariat général pour les affaires régionales CVL

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales
Assistant du SGAR, des deux SGAR adjoints au sein du pôle de soutien administratif, vous assurez des fonctions de :
- secrétariat (gestion des agendas, organisation des réunions, organisation des visio-conférences tant du point de vue logistique qu’informatique, des audio-conférences, compte-rendus de réunions internes, actualisation de répertoires, publipostage…) ,
- aide aux chargés de mission  pour la préparation des audiences et des réunions de la Préfète de région, de la SGAR, des SGAR adjoints,
- gestion du courrier : suivi, enregistrement des parapheurs et des courriers, répartition entre les acteurs concernés ;
- veille des boites mail fonctionnelles ;
- publication des actes soumis à la publication au recueil des actes administratifs de la préfecture de région, selon la charte graphique dans le cadre de la mutualisation des tâches du pôle d’assistantes,
- gestion administrative des déplacements des chargés de mission dans le logiciel Chorus-DT (tant du point de vue de la réservation des billets de train, des nuitées d’hôtel que des frais de déplacement et de mission) ;
- lettres diverses (remerciements, remontées ministérielles, réponses administratives).
Au sein du pôle de soutien administratif, vous serez binômée avec l’autre assistant et travaillerez sous la coordination d’un agent de catégorie B.
Dans le cadre de vos missions, vous avez de nombreux échanges téléphonique avec les préfectures de région et de département, le secrétariat particulier préfet, les services déconcentrés de l’État en région, le rectorat, les chambres consulaires, ainsi que le Conseil régional Centre-Val-de-Loire. Vous êtes également amené à répondre au public et aux élus cherchant à joindre les services du SGAR.
Votre environnement professionnel :

Activités du service
Le SGAR assiste le préfet de région dans l’exercice de ses missions.
Sous son autorité, il assure l’animation interministérielle des politiques de l’État dans la région. Il coordonne l’action des directions régionales et des opérateurs publics de l’État.
Composition et effectifs du service
Le SGAR compte 40 agents.
Liaisons hiérarchiques
La SGAR et les SGAR adjoints.