Assistante / Assistant de direction - coordination

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Le titulaire du poste a notamment en charge
Assister la déléguée régionale dans le cadre de l’activité de direction
Assurer la gestion de l’agenda de la déléguée, planifier les rendez-vous et les réunions, préparer les correspondances ainsi que les documents nécessaires aux réunions
Porter appui pour le suivi de dossiers transverses
Assurer l’organisation logistique des différentes manifestations (réservations de salles – coordination avec les interlocuteurs concernés – gestion des repas…) qu’elles soient institutionnelles (CAPI) ou non (Repas de service – ODYSSEA...)
Participer aux réunions des cadres, assurer la prise de note et les comptes-rendus.
Actualiser les documents transversaux relatifs à l’organisation et au fonctionnement de la Délégation régionale (organigramme, annuaires, livret d’accueil, données relatives à l’astreinte,...)
Être l’administrateur intranet référent pour la DR 21
Assurer les fonctions d’AEL
Gérer la boite RESCOM avec : diffusion des informations clés au délégué régional et/ou chefs de bureau et diffusion du calendrier de l’astreinte l’ensemble des sites dijonnais y compris aux services hébergés du SGAMI Est
Gérer les demandes d’accès bâtimentaire pour validation de la DR
Administrateur CASPER pour les agents rattachés directement à la Délégation Régionale
Assurer la suppléance Chorus DT pour la billetterie SNCF et l’hôtellerie, en cas d’absence des gestionnaires du BAG
Votre environnement professionnel :
Activités du service
La délégation régionale (DR) assure la mise en œuvre d’actions zonales et de proximité selon les orientations nationales et les objectifs assignés aux cinq directions du SGAMI par le préfet de zone de défense et de sécurité Est. Les principales actions zonales exercées à la DR de Dijon - sous pilotage de la DRH - sont le recrutement, la gestion de la réserve, et la formation des agents du SGAMI Est. La DR 21 assure la maintenance, le fonctionnement et la sécurité des 2 sites dijonnais
Composition et effectifs du service 
Le SGAMI Est est une structure déconcentrée du ministère de l’Intérieur placée sous l’autorité d’un Secrétaire général (le Préfet délégué à la Défense et à la sécurité de la zone de défense Est – PDDS), assisté d’un Secrétaire général adjoint (SGA)
Composé de près de 800 agents, le SGAMI Est est chargé des fonctions support au service des forces de sécurité intérieure
Le SGAMI Est est composé de cinq directions métiers localisées à Metz et d’une délégation régionale Bourgogne-Franche-Comté localisée sur deux sites à Dijon
Liaisons hiérarchiques
La déléguée régionale
Liaisons fonctionnelles
Personnels SGAMI Est, secrétariat du Préfet délégué pour la défense et la sécurité, secrétariats des directeurs du SGAMI Est à Metz (DRH DAGF DEL DI), les services PN Bourgogne Franche Comté, les services GN, les préfectures, les préfectures, les organisations syndicales, le médecin de prévention et le MIR.