Assistante / Assistant de direction H/F

Afin d’assister les membres des unités de recherche des deux campus dans la réalisation quotidienne de leurs activités administratives et financières et pour le suivi budgétaire de l’exécution des conventions de recherche dont VetAgro Sup est l’établissement gestionnaire, un pôle mutualisé d’assistant(e)s d’appui à la gestion administrative et financière a été créé , à l’interface entre les membres des entités de recherche (enseignants-chercheurs, chercheurs, personnels d’appui à la recherche) et les services support, notamment le service financier (service AEF). Ce pôle est composé de 3 personnes, 1 sur le campus agronomique de Lempdes (63), et 2 sur le campus vétérinaire à Marcy l’Etoile (69). Le poste proposé correspond au poste basé sur le campus agronomique de Lempdes.
Le poste est rattaché au Service d’Appui Administratif pour la Gestion des Entités de Recherche (SAAGER) au sein de la Direction de la Recherche de VetAgro Sup et placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service.
Il est placé sous la responsabilité fonctionnelle et quotidienne des responsables VetAgro Sup des entités de recherche auxquelles l’assistant(e) apporte son appui. A la date du recrutement, pour ce poste, le périmètre des unités gérées est l’UMR Territoires, l’UMR LBBE et l’unité ASI-CIRI. Ce périmètre peut évoluer en fonction des besoins du service.
Les 3 personnes qui constituent le pôle d’appui mutualisé exercent les mêmes missions, chacune pour un périmètre d’unités de recherche donné, de manière à pouvoir assurer une suppléance en cas d’absence de l’une d’entre elle. Cette suppléance peut s’exercer à distance si l’agent absent est basé sur un campus différent.
Pour les unités de recherche du périmètre de l’agent :
Gestion et suivi des commandes : établissement des devis au besoin, saisie des demandes d’achat, constatation du service fait et transmission des bons de livraison au service financier, si besoin transmission des factures au service financier, suivi du paiement, archivage, … ;
Suivi des conventions de recherche des unités du périmètre dont VetAgro Sup est gestionnaire : établissement des factures, suivi des échéances et alerte des responsables scientifiques, suivi des dépenses et des recettes, … ;
En s’appuyant sur le suivi des conventions, appui pour la construction budgétaire des unités de recherche pour la partie en gestion à VetAgro Sup : budget initial et budget rectificatif ;
Gestion logistique des déplacements des membres des unités de recherche et de personnels extérieurs le cas échéant : établissement des ordres de missions, réservation hôtel et moyens de transports, enregistrement des états de frais de déplacements, inscription aux congrès scientifiques… ;
Suivi des étudiants présents dans l’unité : accueil, suivi conventions de stage ;
Gestion logistique des réunions organisées par l’unité de recherche (AG, soutenances de thèses et d’HDR, …) ;