ASSISTANT(E) / SECRETAIRE
Référence : MENJ-30-2026-41493
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale
- Localisation : 97 Rue de Grenelle 75007 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité du chef de la Mission, et de l’adjointe au chef de mission la/le titulaire du poste assure les missions suivantes.
Secrétariat du service
- Gestion des parapheurs et du courrier, sous leur forme papier, ainsi que sous leur forme électronique en utilisant l’outil informatique ELISE du ministère.
- Gestion des demandes diverses : opérations logistiques, demandes d’approvisionnements, de fournitures etc.
- Organisation de l’accueil des visiteurs et gestion des appels téléphoniques.
- Suivi des procédures RH : gestion des procédures de recrutement en lien avec le service RH de proximité, gestion des congés des vacataires, organisation des déplacements (référent Chorus DT).
- Gestion des stocks de fournitures et de conservation.
- Organisation et suivi des réunions d'équipe, rédaction de comptes rendus.
- Numérisation de documents : bordereaux de versement d’archives, bordereaux d’élimination d’archives et mise à disposition dans les ressources informatiques partagées du service.
Organisation des transferts d’archives
- Interventions sur plusieurs sites situés dans Paris ou proche banlieue (sites du ministère de l’Éducation nationale dont futur site de Gentilly (Val de Marne), site du ministère de l’Enseignement supérieur, de la recherche et de l’espace, site du ministère des Sports, de la jeunesse et de la vie associative).
- Suivi des entrées : enregistrement, tenue des tableaux de bord, etc.
- Gestion matérielle des entrées en provenance des directions (en lien avec les services logistiques).
- Organisation matérielle des transferts d’archives définitives vers les Archives nationales.
- Gestion des espaces de conservation : tenue à jour du récolement, préparation des chiffres pour le rapport annuel, organisation des refoulements.
Travaux archivistiques
- Gestion de la bibliothèque du service : commande et récolement des ouvrages.
- Réalisation ponctuelle d’inventaires d’archives (optionnel).
Profil recherché
Connaissances :
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’administration.
- Connaître l’organisation des ministères de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche et de la jeunesse et des sports est un plus.
Compétences opérationnelles :
- Maîtrise des outils bureautiques : word, excel, powerpoint, outlook.
- Capacité à rendre compte.
- Capacités rédactionnelles.
- Respect des process internes.
Compétences comportementales :
- Avoir de la rigueur, de la régularité et de la méthode.
- Capacité à travailler en autonomie et à prendre des initiatives.
- Capacité à travailler en équipe.
- Savoir organiser les priorités, gérer et optimiser son temps.
- Etre force de proposition pour l’amélioration des procédures du service.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Langues
- Français Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’administration centrale des ministères de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Espace, et des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative est une administration de pilotage et d’expertise au service de ces 3 ministères, qui préparent et mettent en œuvre la politique du Gouvernement notamment dans les domaines de la jeunesse au sein et en dehors du milieu scolaire, de l’accès de chacun aux savoirs et du développement de l’enseignement préélémentaire, élémentaire, secondaire et supérieur, de la vie associative et sportive et de la recherche.
Nous sommes 3 800 femmes et hommes engagés sur des métiers qui ont du sens, pour des politiques publiques aux nombreuses synergies, et dans des domaines variés :
- Direction et pilotage des politiques publiques ;
- Ressources Humaines ;
- Budget et Finances ;
- Affaires Juridiques ;
- Numérique, informatique et systèmes d’information ;
- Assistanat ;
- Relations Européennes et Internationales ;
- Audit et prospective ;
- Accueil et relation aux usagers ;
- Logistique ;
- Achats ;
- Statistiques.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre organisation, vous pouvez consulter directement l’organigramme.
Nos valeurs
Œuvrer pour bâtir l’avenir du pays est notre moteur. Nous portons des valeurs fortes qui s’inscrivent dans notre action au quotidien :
- L’engagement, en faveur de l’égalité des chances, de l’accès aux savoirs, de la recherche, des sports, notamment, pour construire une société meilleure ;
- La responsabilité : celle que nous avons vis-à-vis de nos enfants, nos jeunes pour réduire notre impact environnemental ;
- La transmission, « faire grandir » pour que les jeunes générations reçoivent un héritage riche qui les feront s’épanouir ;
- L’esprit d’équipe, c’est-à-dire un esprit ouvert et collaboratif, où l’entraide et le partage nous portent dans nos missions.
Exemples de projets sur lesquels vous pourriez être amenés à travailler
- Participation à la politique de prévention et de lutte contre les violences et le harcèlement, en faveur d’un climat scolaire apaisé, et au service de la sécurité et du bien-être des élèves ;
- Développement de la plateforme « Mon Master » : la plateforme nationale des masters : mise en place depuis maintenant deux ans, c’est l’outil de candidature de 200 000 étudiants pour l’accès en première année de Master ;
- Sport et développement durable : contribution à la conception, l’accompagnement et l’évaluation de la politique ministérielle en faveur du sport et du développement durable, en y intégrant les dimensions relatives à la transition écologique, aux mobilités durables et aux sports de nature ;
- Poursuite et intensification des engagements en faveur de l’égalité professionnelle femmes-hommes en déclinant la mise en œuvre des actions et mesures prévues au titre du plan d’actions égalité professionnelle, en assurant l’impulsion et le suivi de ces actions, et en proposant des actions ou évolutions à la suite des enseignements tirés de différentes études.
Nous recrutons
- Des fonctionnaires, titulaires d’un concours ;
- Des agents contractuels, en contrat à durée déterminée ou contrat à durée indéterminée ;
- Des apprentis ;
- Des stagiaires.
Liens vers nos sites
- Ministère de l’Éducation nationale
- Ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative
- Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Espace
Descriptif du service
Au sein du Service de l’action administrative et des moyens (SAAM), la Mission des archives et du patrimoine culturel est responsable, dans chacun des domaines de compétence des ministères, de la collecte, du tri, de l'inventaire et du versement aux Archives nationales des documents produits par les ministres, leurs cabinets, les services de l'administration centrale et les établissements publics sous la tutelle des deux ministères. Elle assure, en liaison avec le Service interministériel des archives de France, le suivi de la conservation ou de l'élimination d'archives et celui des communications de documents. Elle exerce des missions de contrôle, d'expertise et de coordination de la maîtrise de l'archivage dans le champ de sa responsabilité. Elle assure le pilotage et la coordination de la gestion et de la conservation des biens meubles à caractère culturel déposés par le ministère chargé de la culture ou placés sous la responsabilité des ministères en administration centrale, services déconcentrés ou établissements.
À propos de l'offre
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Nos ministères s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs recrutements. Une cellule d’écoute peut être contactée par les candidats ou les agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement (alecoute@education.gouv.fr).
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Nous rejoindre, c’est :
- Un plan de formation diversifié comprenant notamment des possibilités de préparation aux concours.
- Une vie associative riche (culturelle, artistique, sportive).
- Le Pass Education : un accès gratuit aux collections permanentes de plus de 160 musées et monuments nationaux.
- Des restaurants administratifs et cafétérias.
- Un appui en matière de recherche de logement locatif.
- Une prise en charge adaptée si vous êtes en situation de handicap.
- Le poste est soumis au secret professionnel.
- Port de charges occasionnel.
- Disponibilité attendue en cas de changement de gouvernement.
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Assistante / Assistant de direction