ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE - Mairie d'OSNY

Rejoignez une équipe dynamique et participez activement à la gestion des projets structurants de la commune !

Vos missions principales :
Sous la responsabilité de la Directrice des Services Techniques, de l'Aménagement et de l'Urbanisme, vous jouerez un rôle clé dans la coordination des activités administratives. Vous serez l'interface essentielle entre les services techniques, les habitants de la commune et les partenaires de la ville. Vos principales missions incluront :
* Accueil et suivi des demandes : Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité, suivi des demandes des administrés et des partenaires.
* Gestion des agendas et des réunions : Organisation des plannings, prise de rendez-vous et préparation logistique des réunions.
* Production et suivi de documents officiels : Rédaction de notes, comptes rendus, arrêtés, permissions de voirie et autres documents administratifs, avec un suivi rigoureux de leur diffusion et affichage.
* Gestion du courrier : Traitement, transmission et réponse aux courriers internes et externes.
* Référente astreinte : Planification, suivi des bilans et organisation des astreintes.
* Gestion des commissions de sécurité ERP : Suivi des visites périodiques, gestion des dossiers d'autorisations de travaux et respect des réglementations en vigueur.
* Suivi administratif des travaux : Traitement des demandes via le Guichet Unique, relances et retours.
* Mise en place d'outils de suivi : Création et mise à jour de tableaux de bord pour un suivi optimal des dossiers.
* Coordination avec les Ressources Humaines : Suivi des heures supplémentaires et communication avec les services RH.
* Gestion des espaces publics : Pilotage des demandes d'occupation via les plateformes dédiées.
* Participation aux projets de subventions : Assistance dans le montage et le suivi des dossiers de subvention pour les projets municipaux.
Missions secondaires :
* Enregistrement des autorisations du droit des sols via le logiciel OXALIS.
* Organisation et classement des dossiers, en version papier et numérique.
Profil recherché :
Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), doté(e) d'un excellent sens relationnel et à l'aise avec les outils numériques. Vous savez jongler avec les priorités et travailler en équipe. Ce poste s'adresse aux titulaires ou contractuels, catégorie B ou C, avec une première expérience dans l'administration territoriale ou une forte motivation à intégrer ce secteur.