ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) – DIRECTION DES FORMATIONS CDD 12 mois - Temps incomplet
Référence : 2025-2140499
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole nationale supérieure des mines de Saint-Etienne
Mines Saint-Etienne- Direction des Formations - Localisation : SAINT-ETIENNE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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RĂ©munĂ©ration Fourchette indicative pour les contractuels 21.5k€ minimum € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignĂ©e
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
🎯 Ce que nous attendons de vous :
La personne retenue interviendra sous l’autorité du responsable du pôle Scolarité du Campus Provence, sur l’ensemble des missions, en liaison avec les autres personnels du pôle et de la DF.
Ces missions concernent la gestion administrative de formations sous statut apprenti et sous statut étudiant :
o   Edition certificats de scolaritĂ©, attestations diverses et relevĂ©s de notesÂ
o   Absences élèves : édition fiches d’émargement, flash des absences et alerte hebdomadaire aux gestionnaires
o   Participation à la préparation des examens
o   Stages élèves : recueil des fiches descriptives, édition des conventions, signature, envoi et suivi etc...
o   Gestion des ordres de mission et frais de déplacement élèves
o   PrĂ©paration des dossiers vacatairesÂ
o   Réalisation des commandes occasionnelles du service et fournitures DF
o   Réservation de salles (hors planning géré par les gestionnaires)
o   Gestion des dossiers de rentrée des étudiants (inscriptions des nouveaux élèves et réinscriptions)
o   Support pour les retours taupe et les cérémonies de remise du diplôme
o   Répertoriage CVEC
o   Dossiers de Bourses CROUS
o   Gestion des régies de scolarité ISMIN et restauration des élèves du Campus Provence
o   Accompagnement dans l’inscriptions administrative et la diplomation des Ă©lèves du MS DSD IoT Â
o   Support au gestionnaire dans l’organisation et la planification des pĂ©riodes Ă Gardanne des Ă©lèves SEE Systèmes Électroniques EmbarquĂ©s (ISTP). Organisation soutenances/examens et recherche de logement. Â
o   Continuité de service DF en cas d’absence d’un autre agent et diverses missions administratives
En fonction de besoins, l’assistant(e) de scolarité pourra être mobilisé(e) sur d’autres missions comme : organisation administrative - voire participation à la surveillance - des examens et concours, soutien à l’organisation d’événements organisés par l’école ou les élèves.
Les missions sont bien entendu évolutives en fonction des besoins du service et de l’évolution de l’activité.
Le poste est basé sur le campus de Aix-Marseille-Provence à Gardanne.
Profil recherché
PROFIL RECHERCHÉ :
Vous êtes titulaire de :
·        Diplôme Bac + 2 ou équivalent
Et idéalement :
La personne recrutée devra faire preuve des qualités et compétences suivantes :
·        Une expérience dans l’enseignement supérieur sera appréciée ;
·        Pratique courante des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, outils web), intérêt général pour l’informatique ;
·        Bonne maîtrise de l’anglais (usagers non francophones). Une seconde langue vivante étrangère (espagnol, allemand, …) serait un plus ;
·        Rigueur, méthode, fiabilité ;
·        Autonomie, sens de l’organisation, réactivité/disponibilité ;
·        Qualités relationnelles et de travail en équipe ;
·        Goût et aptitude pour le contact et la communication ;
·        Diplomatie, tact, discrétion, sens de l’écoute et de l’équité, capacité à faire preuve à la fois d’empathie et de fermeté dans le respect des règles.
Niveau d'Ă©tudes minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- SpĂ©cialisation Secrétariat, bureautique, Enseignement formation
Localisation
Éléments de candidature
Documents Ă transmettre
Personnes Ă contacter
- Benjamin MASSIS - Directeur des Ă©tudes ISMIN Mail : benjamin.massis@emse.fr
- Servane ARRES - Gestionnaire RH Mail : servane.arres@emse.fr
Qui sommes-nous ?
Ecole des Mines de Saint Etienne :
Rejoindre Mines Saint-Étienne, c’est s’engager dans une institution où la science et l’innovation bâtissent un avenir plus durable. Une école d’excellence où chacun a l’opportunité de révéler son plein potentiel et de contribuer à relever les défis de demain.
Classée parmi les meilleures écoles d’ingénieurs en France et reconnue mondialement, notre école, membre de l’Institut Mines-Télécom, forme les talents de demain tout en contribuant activement à relever les grands défis industriels, numériques et environnementaux. Avec nous, vous intégrez une communauté de 500 collaborateurs, 2500 étudiants, et participez à un projet ambitieux : conjuguer excellence académique, recherche d’avant-garde et impact sociétal positif.
Centre Microélectronique de Provence (CMP) :
Vous avez dit innovation embarquée ? Le CMP est LE lieu où se croisent microélectronique, sûreté et objets connectés.
Ancré au cœur d’un écosystème d’excellence – grands groupes, PME, startups, partenaires académiques – notre centre conjugue l’électronique du futur (flexible, bioélectronique), sécurité des systèmes et modélisations numériques pour la chaine logistique.
Ici, on conçoit, on teste, on sécurise : des systèmes embarqués aux composants critiques.
Descriptif du service
Environnement du poste :
La direction de la Formation (DF) est structurée en 5 pôles : Scolarité Saint-Etienne, Scolarité Provence (où le présent poste est affecté), Professionnalisation, International et Ingénierie pédagogique.
Les services de scol
arité assurent les processus administratifs allant de l’inscription à la diplomation en tant qu’étudiants de Mines Saint-Etienne pour l’ensemble de cursus de Mines Saint-Etienne, notamment sur le campus Provence :
·        Ingénieur Systèmes Microélectronique et informatique (ISMIN), sur le Campus Provence ;
·        Diplômes nationaux de Master, dont 1 enseignés intégralement en anglais ;
·        2 Parcours de formation spécialisée (Mastères Spécialisés, de la CGE) ;
·        1 cursus d’Ingénieur sous statut salarié en Systèmes Electroniques Embarqués, en partenariat avec l’ISTP (Institut Supérieur des Techniques de la Performance, en apprentissage
La Direction des Formations du Campus Aix-Marseille Provence recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) en contrat à durée déterminée d’un an (renouvelable), à temps incomplet à hauteur de 70% pour compléter l’équipe existante.
Ă€ propos de l'offre
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📩 Candidatez dès maintenant !
Date limite de candidature : 20/01/2026🔗 Les dossiers de candidature (CV, lettre de motivation, lettre de recommandation le cas échéant, pièce d’identité) sont à déposer sur la plateforme RECRUITEE
https://institutminestelecom.recruitee.com/o/assistant-e-administratif-ve-direction-des-formations-cdd-12-mois-temps-incomplet
Dans le cadre de sa politique Égalité, Diversité et Inclusion, l’École des Mines de Saint Etienne est un employeur soucieux de l’équité de traitement entre les candidatures.
Informations complémentaires :
Conditions de recrutement :
· CDD de droit public d’une durée de 12 mois
· Profil non cadre
· Prise de fonction souhaitée : 1er mars 2026 / 1er avril 2026
· Rémunération sera fixée selon le profil du candidat, en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l’Institut Mines Télécom
· Temps incomplet à hauteur de 70%
Poste basé à Gardanne (13), sur le campus Aix-Marseille-Provence
Le poste est ouvert à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap.
Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux personnes contractuelles.
Toute candidature peut faire l’objet d’une enquête administrative.Les candidats dont le dossier de candidature sera retenu seront reçus en entretien début février (date exacte à définir), en présentiel à Gardanne.
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Contacts :
Pour tous renseignements sur le poste, s'adresser à :
Benjamin MASSIS - Directeur des études ISMIN
Mail : benjamin.massis@emse.fr
Tel : +33 (0)4 42 61 66 31
Pour tous renseignements administratifs, s'adresser à :
Servane ARRES - Gestionnaire RH
Mail : servane.arres@emse.fr
Tel. : +33 (0)4 42 61 66 12 -
Vacant à partir du 01/04/2026
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Gestionnaire de scolarité
