Assistant(e) administratif(ve) au secrétariat particulier de la présidence du TA de Paris

Groupe RIFSEEP : 1                                                 
La juridiction administrative est compétente pour juger les litiges opposant les citoyens aux administrations publiques (Etat, collectivités territoriales, établissements publics ou organismes privés chargés d’une mission de service public). Le tribunal administratif de Paris est la plus importante juridiction administrative de première instance de France, au regard du nombre des personnels qui y travaillent (agents de greffe et magistrats) et du volume des affaires qui y sont traitées (près de 40 000 par an). Il est notamment composé de 7 sections comprenant 19 chambres au total, de pôles spécialisés et de services supports. Les agents de greffe, placés sous l’autorité d’un greffier en chef, sont affectés au sein des greffes de sections et des services.

Le secrétariat particulier est composé de 3 personnes : un responsable de catégorie B et deux agents de catégorie C.

Les missions confiées à l’assistant(e), sont :

Missions de secrétariat, sous l'autorité du responsable du service :
-  filtrage des appels reçus, gestion des messages et des informations, accueil des visiteurs
-  suivi et gestion des agendas de la présidente et du vice-président
-  suivi des courriers et courriels de la présidente et du vice-président
-  organisation matérielle des réunions et rendez-vous (réservation de salles, chauffeur…)
-  mise en forme des courriers, rapports, documents, préparation des dossiers, archivage
-   assistance des présidents dans la préparation et le suivi de certaines affaires réservées
-   préparation du planning annuel des audiences, des tableaux de permanences, des délégations de signatures
-   mise à jour du répertoire téléphonique et de l'organigramme des magistrats
-   mise à jour de tableaux divers
-   gestion des visites des stagiaires et des délégations étrangères (accueil, programme).

Gestion administrative des magistrats, sous l’autorité du chef de juridiction :
-  suivi des arrivées et des départs, constitution du dossier administratif, installation
-  mise à jour des effectifs
-  suivi des commissions administratives
-  suivi des absences (maladie, CET…), formations, avancement, notation, mutation, cumul d’activité, déplacements.
Gestion administrative des assistants de justice et stagiaires, sous l’autorité du vice-président du tribunal :
-  enregistrement et suivi des candidatures, organisation des commissions de recrutement
-  gestion de leur affectation
- suivi des effectifs.
Votre environnement professionnel 
Activités du service :
Juridiction administrative de première instance
Composition et effectifs du service : 95 magistrats, 120 agents de greffe, 14 assistants de justice, 2 juristes assistants, 20 stagiaires
Liaisons hiérarchiques : Responsable du service,
Chef de juridiction, vice-président, greffier en chef
Liaisons fonctionnelles : Magistrats, Conseil d'Etat, Service de l'administration générale