Assistant(e) Administratif(ve) d'Equipe de Recherche
Référence : 2023-1185304
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
INRIA Sophia Antipolis
Centre Inria d'Université Côte d'Azur - Localisation : 860 rue St Priest 34095 Montpellier cedex 5
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le poste d'AER proposé est composé de deux missions principales:
(i) Mission d'AER: l'AER assure un rôle d’interface entre les équipes de recherche et les services partenaires dans un environnement de travail international. Il/Elle a particulièrement la charge d’apporter un soutien de proximité au(x) responsables(s) des équipes de recherches et à leurs membres. A ce titre, il/elle apporte conseil et aide à la gestion dans les domaines budgétaire, financier, RH, communication et contribue au fonctionnement général de l’équipe en garantissant le respect des procédures Inria. Véritable pivot de communication au sein des équipes, l’AER est en interface directe avec les services supports d’Inria et en lien avec les services des partenaires.
(ii) Mission de coordination administrative de l'antenne: l'AER contribue, pour le compte de la direction du centre, au bon fonctionnement de l'antenne Inria de Montpellier et veille à l'application des règles concourrant à la sécurité des agents (respect du règlement intérieur, règles de bonne conduite, procédures Inria et des établissements partenaires, ...). Il/Elle est reponsable de l'organisation de la logistique (réception/envoi des courriers/colis), de l'organisation des lieux, du lien avec les entreprises extérieures intervenant dans les locaux et de la bonne communication auprès des équipes de recherche et des personnels hébergés sur l'antenne. Il/Elle assure le lien entre l'antenne et les services du centre basés à Sophia Antipolis ainsi qu'avec les services des établissements partenaires sur Montpellier (universités, EPST, laboratoires, entreprises). Il/Elle peut être amené(e) à représenter Inria auprès d'interlocuteurs extérieurs (préfecture, médecine du travail, sécurité sociale,...).
Envie d'en savoir plus ?
Le métier d'AER en vidéo.
Coordination administrative
Planifier et organiser les activités administratives
Coordonner les aspects logistiques
Garantir la bonne application des procédures
Contribuer à la qualité et au respect des délais, gérer les aléas et les priorités
Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
Suivre l’évolution de la réglementation
Assistance de proximité aux équipes
Aider et conseiller les chercheurs sur les procédures à mettre en œuvre
Assister les chercheurs dans leurs activités transverses
Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils
Organiser les déplacements des agents et invités
Gestion RH
Initier les dossiers d'accueil des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés
Constituer et gérer les dossiers de recrutement des stagiaires gratifiés
Préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants
Informer les personnels dans leurs démarches RH
Profil recherché
L'essentiel pour réussir
- Travailler dans un environnement international
- Polyvalence
- Bon relationnel
- Organisation
Compétences
Savoir
Connaître l’environnement de la recherche et ses composantes (statuts des personnels, procédures et financement de la recherche, règles budgétaires) et plus généralement de la fonction publique.
Maîtriser l’anglais écrit et oral (B1)
Savoir-faire
Maîtriser les outils de bureautique et les outils spécifiques de gestion
Concevoir des tableaux de bord
Savoir planifier et respecter les délais
Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins et les priorités
Travailler en équipe
Savoir rédiger (synthèses, notes, comptes-rendus, courrier)
Savoir consuire un projet
Savoir-être
Faire preuve d’écoute et de sens du service
Faire preuve d’autonomie, de proactivité et de réactivité
Faire preuve de rigueur et de fiabilité
Savoir mettre en œuvre une communication et une posture adaptées aux différents interlocuteurs et situations, dans un contexte multi-culturel
Savoir respecter la confidentialité
Avoir un bon relationnel
Localisation
Qui sommes-nous ?
Le centre Inria d'Université Côte d'Azur compte 37 équipes de recherche et 8 services d’appui. Le personnel du centre (500 personnes environ) est composé de scientifiques de différentes nationalités, d’ingénieurs, de techniciens et d’administratifs. La majorité des équipes de recherche du centre sont localisées à Sophia Antipolis et cinq d’entre elles sont hébergées dans une antenne Inria à Montpellier. L'antenne Inria à Montpellier est en croissance d'effectifs, conformément à la stratégie décrite dans le Contrat d'Objectifs et de Performance de l'établissement.
Descriptif du service
Le poste est basé sur l'antenne Inria de Montpellier; il est rattaché au Service des Assistant(e)s d’Equipes de Recherche (SAER) dirigé par le Responsable des Assistant(e)s d’Equipes de Recherche (RAER) depuis le site principal du centre de recherche à Sophia Antipolis. L'assistant(e) d’équipes de recherche (AER) exerce ses fonctions au service d’une ou plusieurs équipes projets de recherche. Il/Elle est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du RAER et sous l’autorité fonctionnelle des responsables d’équipes de recherche (son activité lui étant essentiellement confiée par les responsables scientifiques pour lesquel(le)s il/elle travaille). L'Assistant(e) d’Equipes de Recherche (AER) exerce également des activités transverses au bénéfice du SAER, de l'antenne de Montpellier ou du centre de recherche.
À propos de l'offre
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Le poste est ouvert :
- à la mobilité interne Inria, rémunération selon conditions statutaires
- à la mobilité inter fonction publique, par voie de détachement -
Gestion budgétaire, financière et contractuelle
Assurer le suivi des différents budgets alloués et réaliser des états à date du budget
Participer aux réunions budgétaires
Contrôler et valider les déplacements des agents
Établir les demandes d’achat et assurer le service fait
Communication, relations extérieures et évènementielleAssurer l’interface et faciliter les relations de travail entre les équipes de recherche, les différents services, la direction du centre, les acteurs sociaux et les partenaires extérieurs
Assurer la circulation de l'information en interne et en externe, communiquer
Organiser et/ou participer à différents évènements scientifiques internes ou externes (workshops, conférences, symposium...) -
Vacant à partir du 03/04/2023
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Assistante / Assistant de direction
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