Assistant(e) Administratif(ve) de laboratoire (H/F) (2 postes)
Référence : 2023-1344706
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
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Employeur :
Ecole supérieure de physique et de chimie industrielles de la Ville de Paris
ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris - Localisation : 10 rue Vauquelin 75005 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
- Vous serez rattaché(e) à la DAR dans le pôle d’appui à la gestion (PAG) et travaillerez à 50/50 pour deux laboratoires avec un lien fonctionnel étroit avec les gestionnaires de laboratoires qui en dépendent directement.
- Vous interviendrez en renfort auprès de deux laboratoires pour exécuter des actes de gestion et administratifs et travaillerez à l’interface entre les laboratoires et les services de l’administration centrale (DAR, DRH Direction financière)
- Votre rôle sera d’assurer la gestion financière des contrats de recherche en cours d’exécution sur le volet commandes, missions et recrutements.
Secrétariat :
•Gérer et traiter les informations écrites (mails, courriers, ...) et orales (appels téléphoniques)
• Diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement de l’unité
• Mise à jour des tableaux de bord
• Classer, organiser, archiver les documents physiquement et numériquement
Administration RH :
• Constituer les dossiers de recrutement de stagiaires (gratifications) et d’agents contractuels (CDD, vacataires),
• Informer les agents sur les procédures et la mise en œuvre de la réglementation,
• Analyser les textes réglementaires et leurs applications pour les mettre en œuvre dans le domaine traité,
• Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers.
Gestion financière :
• Gérer les missions et l’organisation des déplacements des personnels (ordre de mission, états de frais, réservations des billets),
• Saisie des commandes
• Suivi financier des engagements juridiques
• Réception et contrôle des commandes (service-fait)
•Litige fournisseur
•Régularisation des cartes achats
Profil recherché
Catégorie : Catégorie C
Filière : Administratif
Savoirs généraux :
• Connaître le statut de la Fonction Publique et des EPST,
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement et des unités,
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.
• Anglais intermédiaire usuel
• Connaissance en finances publiques ou comptabilité
Savoir-faire opérationnel :
◦ Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application,
◦ Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques,
◦ Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
◦ Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers,
Savoir-être/relationnel :
◦ Capacité organisationnelle,
◦ Capacité relationnelle, aptitude à travailler en équipe,
◦ Savoir transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance sur l’unité et son environnement,
◦ Capacité d’adaptation,
◦ Sens de la confidentialité et des responsabilités
Formation requise (ou diplôme) : sans condition mais Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion, comptabilité apprécié
Une connaissance du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique, notamment territoriale serait appréciée.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Comptabilité, gestion, Secrétariat, bureautique
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Localisation
Qui sommes-nous ?
L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.
Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).
Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.
Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer.
L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.
Descriptif du service
Les postes seront rattachés à la Direction d’Appui à la Recherche (DAR).
Composée de 12 personnes incluant sa directrice et son adjointe, la DAR est organisée en plusieurs pôles : contrats de recherche, Europe, DIM MaTerRE, scolarité des doctorants et appui à la gestion (PAG). La DAR s’articule autour de plusieurs grands domaines :
- Le montage administratif et financier des projets déposés par l’ESPCI en réponse aux appels à projets nationaux et internationaux
- La gestion administrative et financière des contrats de recherche, de chaires et de mécénats
- La négociation, juridique des contrats de recherche
- Le suivi et la gestion prévisionnelle du budget investissement, fonctionnement et du budget de masse salariale des contrats de recherche
- La gestion administrative de la scolarité des doctorants de l’ESPCI et de l’Institut Curie.
- La participation aux projets de recherche structurants coordonnés au niveau de PSL
- L’appui à la gestion des contrats au sein des laboratoires
À propos de l'offre
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Une connaissance du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique, notamment territoriale serait appréciée.
Le poste est à pourvoir :
· par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
· par voie de détachement pour les agents titulaires d'autres fonctions publiques ;
· par voie contractuelle pour une durée d'un an pour les agents non titulaires.
Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées.
Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : job-ref-ntzj1ag5xu@emploi.beetween.com
Lieu:
10, Rue Vauquelin 75005 ParisMétro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.
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Une première expérience de travail au sein d’un laboratoire de recherche serait appréciée.
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Vacant à partir du 01/03/2024
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Chargée / Chargé de la gestion des RH de proximité
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Domaine: Ressources humaines
Sec Gen : Chargé de projet - Protection Sociale Complémentaire (CSRH/PAR) H/F
