ASSISTANT.E ADMINISTRATION - HAUTE ECOLE DES ARTS DU RHIN
Référence : O067260309001045
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Etablissements publics locaux
- Localisation : Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Expert
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité du.de la Coordinateur.rice général.e HEAR musique, en lien avec les conseiller.ère.s aux études, le.la chargé.e de scolarité et d’action culturelle et l’assistant.e scolarité, l’Assistant.e administration travaillera en lien fonctionnel avec les services de la HEAR compétents selon les domaines : HEAR musique, ressources humaines, finances, scolarité, informatique. L’assistant.e administration assure les missions suivantes.
En qualité de référent ressources humaines :
- le suivi et la gestion des dossiers des personnels enseignants ;
- la rédaction des lettres d’engagement des agents non titulaires (vacataires) ;
- la gestion de la paye des agents vacataires et des contrats d’artistes de courte durée ;
- l’organisation de l’accueil des intervenants extérieurs et jurys (déplacements et embauches) ;
- en lien avec le.la conseiller.ère aux études supérieures en pédagogie, le suivi et la mise en œuvre des stages de pédagogie pratiques dits « tutorats » (conventions avec les établissements partenaires, payes)
En qualité d’assistant administration :
- l’accueil du public dans les locaux administratifs de la HEAR musique ;
- la rédaction, la saisie et la mise en forme de documents et courriers, la délivrance d’attestations diverses ;
- la gestion des courriers entrants et sortants ;
- le classement et l’archivage des documents administratifs ;
- l’échange d’informations de toute nature avec les enseignant.e.s, intervenant.e.s, étudiant.e.s, partenaires, fournisseurs ;
- le traitement des demandes de bourses ;
- l’engagement des dépenses auprès des fournisseurs (bons de commande) ;
- l’établissement de données statistiques, le suivi des enquêtes ministérielles ;
- la fonction de RIU (Responsable informatique unique) pour la HEAR musique ;
- la gestion de l’encaissement des droits de scolarité et d’inscription en tant que régisseur mandataire de recettes ;
En qualité d’assistant scolarité :
- le suivi et la gestion des dossiers des étudiants ;
- la participation à la préparation de la rentrée (établissement des effectifs, organisation des inscriptions pédagogiques et administratives, etc.) ;
- la participation à l’organisation des examens d’entrée et de fin d’année pour tous les cursus (organisation de la venue des membres de jury, convocations, etc.) ;
- l’alimentation de la base de données du logiciel de scolarité ;
- la contribution à l’organisation des élections étudiantes ;
Autres missions ponctuelles :
- la suppléance de l’assistant.e scolarité et/ou du.de la chargé.e de scolarité et d’action culturelle en cas d’absence ou selon les nécessités de service ;
- l’accueil du public lors des manifestations (responsable de salle).
Profil recherché
SAVOIRS
- Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leurs établissements ;
- Bonne connaissance du milieu culturel, en particulier celui de la musique et de l’enseignement artistique ;
- Maitrise de l'anglais exigée / maîtrise de l'allemand appréciée
SAVOIR-FAIRE
- Qualités rédactionnelles avérées ;
- Polyvalence administrative ;
- Connaissances des techniques de communication ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).
SAVOIR-ETRE
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Rigueur : organisation et méthode
- Autonomie : sens de l’initiative
Qui sommes-nous ?
La Haute école des arts du Rhin est l’école d’un fleuve, l’école d’un territoire, l’école d’une époque en ébullition.
Elle accueille 750 étudiants.es dans des formations d’enseignement supérieur artistique, préparant à des diplômes Licence Master Doctorat en arts visuels, en musique, en communication et en design, et cela dans 20 spécialités.
La HEAR se déploie aujourd’hui sur plusieurs sites dans les villes de Strasbourg et Mulhouse, héritant de l’histoire de l’école des Arts décoratifs et du Conservatoire de Musique, à Strasbourg, et de celle de l’école des Beaux-Arts, à Mulhouse.
Elle organise des événements chaque semaine – exposition ou concert, colloque ou festival, conférence ou performance – dans ses locaux ou ailleurs en Alsace, en France ou à l’étranger : la HEAR se veut une école poreuse, ouverte et augmentée de ses multiples partenaires.
À propos de l'offre
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Les candidatures (curriculum vitae, lettre de motivation) sont à adresser par mail à : ressources.humaines@hear.fr
Informations complémentaires :
Monsieur Angelo CAVALERI, Adjoint au Responsable Ressources humaines,
tél : 03 69 06 37 67
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 26/05/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
