Assistant(e) administrative du SAD, - C.I.A.S. DU FRONSADAIS

** Dans le cadre d'un remplacement agent en indisponibilité **
Vous interviendrez en appui transversal sur trois services (Service d'aide à domicile, et Portage de repas), en lien étroit avec les responsables de service, les intervenants à domicile et les usagers. Vous assurerez l'accueil physique et
téléphonique du public ainsi que des missions de gestion administrative, de suivi des dossiers usagers, de coordination logistique.

Ce poste requiert une grande polyvalence, une capacité à gérer les priorités et un sens aigu du service public mais aussi une capacité à s'adapter et de la réactivité.

Pour le SAD :
Accueil physique et téléphonique des usagers, des intervenantes et des partenaires
Ecoute et recueil des besoins
Information sur les prestations, les modalités d'intervention: renseignements, inscriptions, suivi des dossiers, informations sur les
modifications de planning, etc.
Orientation vers le bon interlocuteur
Traitement des mails arrivant sur la boite mail du service
Gestion administrative des dossiers usagers
Ouverture, mise à jour et classement des dossiers usagers (papier et informatique),
Saisie et mise à jour des données dans les logiciels métier (Apologic, Arcade (DMP / DLU / PPA), PPAS.),
Rédaction de courriers, mails, devis, contrats de prestations (DIPEC et avenants) soumise à validation des responsables de service
Suivi, correction et validation des anomalies de pointage des agents de terrain
Traitement et classement des feuilles de missions et feuilles de présence
Lecture et classement des grilles de transmission rapportées par les agents opérationnels, lien avec les responsables de service
Traitement du tableau « stock d'heure » M-1 pour suivre les heures non réalisées par le service
Planification et coordination des interventions
Assurer la continuité de service en gérant les remplacements des agents et/ou bénéficiaires absents ou en réagissant face à un imprévu,
en appui de sa collègue et des responsables de service
Prise en compte de l'annualisation du temps de travail des agents titulaires et des bases de contrat des agents contractuels
Lien entre les bénéficiaires, les intervenantes, et les responsables de service
Participation à la vie du service
Travail en équipe
Participation aux points réguliers et aux réunions de service
Contribution à l'amélioration des pratiques (propositions, signalement d'anomalies)
Archivage et classement des documents de service
Participation aux temps de travail ou aux projets menés sur des sujets transversaux de la Maison des Services Communautaires

- Pour le Portage de Repas à Domicile :
Accueil physique et téléphonique des usagers
Inscription, mise en place et suivi des commandes pour les bénéficiaires du service
Assurer les échanges d'informations avec le prestataire de service et le service de livraison
Rédiger les contrats de prestation et en assurer le suivi