Assistante administrative et financière H/F

–    Documenter les procédures administratives dans le wiki

–    Assurer le soutien logistique dans l’organisation d’évènements ponctuels (devis, réservation de salle, …)

Mission 2 : Gestion financière et comptable du budget de la sous-direction / À ce titre l’agent doit (activités) :

–    Établir et suivre les bons de commande (récurrents, annuels, ponctuels)

–    Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

–    Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

–    Établir les fiches de dépenses en investissement

–    Gérer les contrats de maintenance en relation avec les fournisseurs

–    Suivre le budget et les dépenses avec le responsable financier

–    Contrôler la finalisation des ordres de missions des agents

–    Établir et alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans SIFAC

Mission 3 : Gestion et facturation des conventions de prestations de services Numériques aux partenaires de l’UL / À ce titre l’agent doit (activités) :

–    Participer à la rédaction et à la mise à jour des conventions de services numériques avec les partenaires

–    Suivre la mise en place et l’actualisation des contrats et conventions dans l’application GECO

–    Réaliser la facturation et assurer le suivi budgétaire des recettes

Mission 4 : Contribution à la gestion administrative et financière de la direction / À ce titre l’agent doit (activités) :

–    Être référent pour l'organisation des déplacements professionnels des agents.

–    Assurer le suivi et la facturation des contrats et prestations internes.

–    Être en soutien administratif et financier de l’équipe administrative.

L’agent est susceptible d’exercer des activités complémentaires non ciblées dans le profil de poste.