Assistante-assistant de direction au secrétariat préfectoral

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Le secrétariat du préfet assiste le corps préfectoral dans l’organisation quotidienne de son travail.
1- Assurer le secrétariat de M. le Préfet et du directeur de cabinet
- gestion des agendas et des plannings
- traitement des appels téléphoniques et des courriels
- accueil physique et téléphonique du cabinet
- saisie, mise en forme de courriers, note, documents...
2- Planification et organisation
- planification et organisation d’évènements conduits par la Préfet ou le directeur de cabinet en soutien du BRECI principalement ou de réunions ponctuelle et sensibles (exemple : cérémonies, départ/prise de fonction du corps préfectoral, visites officielles, etc)
A ce titre, le secrétariat peut être sollicité en renfort pour des évènements exceptionnels sur volontariat.
- organisation des déplacements de M. le Préfet et du directeur de cabinet ;
Dans ces missions, le secrétariat est en lien avec les conducteurs, le maître d’hôtel, les secrétariats des sous-préfets et autres services
3- Chargé de la logistique du cabinet
- commande de fournitures de bureau
- rédaction des menus, chevalets, plans de table…
- archivage de M. le Préfet et du directeur de cabinet
- réservations pour le compte du préfet et du directeur de cabinet (salles,...)
4- Suivi du courrier
- gestion de la réception des dossiers préparés par les services pour M. le Préfet et du directeur de cabinet
- gestion des dossiers du corps préfectoral
- gestion de l’arrivée du courrier et des courriels (tri, transfert, réponses aux invitations...)
- gestion de la mise à la signature et de la distribution des parapheurs

5- Suivi des lignes budgétaires
- Suivi du budget de fonctionnement de la résidence et des frais du corps préfectoral
- Suivi des heures supplémentaires des chauffeurs (coordination avec agenda corps préfectoral) et des personnels de résidence
- Appui dans le suivi du budget et la déclaration des frais de représentation du cabinet
- Chef de filât des secrétariats du corps préfectoral (suivi des congés….)
Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Nécessite de nombreuses relations avec les sous-préfets, les chefs de services de l'Etat, les élus, les acteurs socio-professionnels du département
Composition et effectifs du service
Le cabinet est composé de :
- la direction des sécurités : 16 agents (5A – 8B – 4C )
- le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle (BRECI) : 7 agents (2A - 2B – 1C et un apprenti)
- 2 conducteurs
- le secrétariat préfet et directeur de cabinet : 2 agents (1B et 1C)

Liaisons hiérarchiques :
Le préfet et le directeur de cabinet
le directeur des sécurités – sur les sujets relevant de la sécurité ou en l’absence du directeur de cabinet
Liaisons fonctionnelles :
Liaison fonctionnelle avec le BRECI qui suit l’activité des 2 conducteurs et des 2 secrétaires (préfet/directeur de cabinet et Secrétaire générale)