Assistant(e) au contrôle de légalité, chargé(e) du secrétariat et du greffe

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion du courrier arrivée et départ du service, suivi du départ et du retour des parapheurs
- Enregistrement du courrier dans l'application MAARCH en binôme avec l'assistante de la direction
- Gestion des arrêtés (enregistrement, numérisation, publication au RAA)
- Suivi de l'arrivée des actes "version papier"
- Consultation régulière des actes télétransmis et alertes à la hiérarchie des actes sensibles et/ou liés à l’actualité
- Mise à jour mensuelle des tableaux de suivi statistique des actes « papier » de vie institutionnelle et d’intercommunalité
- Gestion des délais de réponse des lettres d’observations : alerte aux agents concernés à défaut de réponse dans le délai de deux mois
- Suivi de la mise en œuvre du module dédié aux collectivités locales du label QUALI ATE, en lien avec la référente de ce dispositif
- Gestion du tableau des congés du service
- Archivage des actes classés « divers »
- Numérisation des archives du service

Autres tâches ponctuelles ou à caractère général :
- Participation à l'organisation des élections professionnelles (tous les 4 ans)
- Organisation logistique des réunions
- Rédaction ou frappe de documents divers (bordereaux d'envoi, courriers, tableaux)
- Enregistrement des dossiers d’urbanisme en l’absence de l’agent affecté à cette tâche
- Gestion du courrier de la direction en l’absence de l’agent affecté à cette tâche
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Contrôle de légalité des actes et conseil aux collectivités territoriales – réponses aux demandes d’intervention
Composition et effectifs du service
Catégorie A : 1, Catégorie B : 6, Catégorie C : 2
Liaisons hiérarchiques
La directrice, la cheffe du bureau et l’adjointe au chef du bureau
Liaisons fonctionnelles
Sous-préfectures – Services déconcentrés – Ministères