Assistant.e de direction - Cabinet de la Présidence
Référence : 2025-1958037
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Paris Est Créteil (UPEC)
UNIVERSITE PARIS EST CRETEIL (UPEC) - Localisation : CRETEIL 94
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Selon la grille indiciaire des TECH (cat. B)
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
L'assistant-e de direction assure sa mission de secrétariat et d'appui à la coordination logistique auprès du président, de la direction du cabinet et de l’équipe de direction politique (vice-présidents, assesseurs, chargés de mission) sous la responsabilité du Directeur de cabinet.
Cette fonction s'exerce dans un environnement dynamique et nécessite réactivité et esprit d'équipe. Des connaissances en bureautique et une grande rapidité d'exécution sont impératives.
Les activités essentielles s'articulent comme suit :
- Gestion de l’agenda du président, du directeur de cabinet et de son adjoint
- Gestion occasionnelle de diverses demandes/agendas des 12 Vice-présidents
- Organisation et préparation de réunions : réservation de salles, constitution matérielle de différents dossiers, etc...
- Contribution à l’organisation d’événements (protocolaires ou autres)
- Suivi des représentations de l’équipe de direction
- Accueil des usagers internes et externes
- Réception, filtrage, transmission des appels téléphoniques
- Relations avec les directions des services centraux, des facultés et instituts et avec les partenaires institutionnels de l’université
- Traitement du courrier physique et électronique et des parapheurs : enregistrement, copie, transmission
- Rédaction de correspondances (courriers, mails)
- Constitution de dossiers et gestion des archives
- Mise à jour des fichiers de contacts
- Suivi des courriels, courriers et autres sollicitations du cabinet de la présidence
- Gestion des commandes sur le budget du cabinet de la présidence
- Suivi budgétaire
- Aide à la logistique
Profil recherché
Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD 12 mois renouvelable), titulaires d'un BTS assistant de direction/assistant de manager.
Une expérience professionnelle sur un poste similaire est appréciée.
Compétences requises :
• Bonne connaissance du milieu universitaire, de l'enseignement et de la recherche • Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, messagerie Outlook) et aisance dans la découverte de nouveaux outils informatiques
• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Sens de l’organisation et des responsabilités
•Capacité à discerner l’urgence et les enjeux des dossiers
• Capacité à travailler dans des délais contraints et à répondre à de nombreuses sollicitations variées et simultanées
• Aptitude à travailler en équipe et avec des interlocuteurs diversifiés
• Disponibilité Compétences comportementales
• Réactivité
• Rigueur
• Diplomatie
• Discrétion et respect de la confidentialité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Formations générales
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Avec ses 7 facultés, 4 instituts, 3 écoles et un observatoire, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne est présente dans tous les domaines de la connaissance depuis 1971. Les enseignants-chercheurs, les enseignants et plus de 3000 vacataires issus de partenaires publics et privés forment chaque année plus de 40000 étudiants et actifs de tous les âges.
Descriptif du service
Le cabinet est composé d’un directeur de cabinet, un directeur de cabinet adjoint et un.e assistant.e de direction.
Cette mission s’exerce dans un environnement dynamique et exigeant où l’esprit d’équipe et la curiosité sont des qualités essentielles.
Il est indispensable d’avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques et de faire preuve d'une grande capacité d’exécution.
La disponibilité tout comme la discrétion sont exigées.
La continuité du service doit être assurée au sein du cabinet.
À propos de l'offre
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Poste basé au Campus centre de l'Université à CRETEIL (94000).
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
