Assistante de direction - IFSI Henri MONDOR F/H

Gestion du secrétariat du Directeur et de l’adjoint au directeur :
- Accueil physique des personnes : étudiants, intervenants, etc. ;
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ;
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents ;
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas ;
- Préparation, suivi et secrétariat des instances ;
- Secrétariat des différentes réunions ;
- Suivi des effectifs et mouvements en ressources humaines ;
- Participation au suivi des prises en charge financières des étudiants (scolarité, bourses, FRAS, etc.) ;
- Suivi du paiement des intervenants ;
- Gestion et suivi de la formation continue de l’équipe pédagogique (envoi des demandes validées, suivi des indicateurs) ;
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ;
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
Encadrement des équipes de secrétaires :
- Mise en place d’une veille quant au respect des différentes échéances à respecter ;
- Participation à l’organisation du travail et à la détermination des priorités réglementaires ;
- Participation au développement des compétences ;
- Soutien pour l’utilisation des différents logiciels et des différentes procédures.

Etudiants en promotion professionnelle :
- Gestion des cartes de situation sur le logiciel GESTIME (saisie des congés annuels).
Management de la qualité : 
- Contribution au développement de la démarche qualité et de certification de la structure ;
- Participation aux groupes de travail, revues de processus et revue de direction de la structure.