Assistant.e de direction / appui CEVU

Missions
Mission 1 : Assister le Directeur et la directrice adjointe de la DES
- Organiser et gérer les agendas
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Organiser les réunions et leurs aspects logistiques, rédiger les relevés de décisions
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines des structures (DGSA FAR/ DES) en appliquant les procédures dédiées.
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
- Classer, pré-archiver les documents

Mission 2 : Assurer l'appui au Vice-Président du CEVU dans la préparation des conseils et assurer la gestion du CEVU
- Contribuer à l'élaboration des documents soumis au vote des conseils : dossier-type de demande d'accréditation, règlement des études, calendrier universitaire, chartes liées à la scolarité, collecte des modalités de candidature
- Gérer l'organisation matérielle et logistique des CEVU
- Assurer l'envoi des ordres du jour et des convocations
- Vérifier la régularité des conseils (quorum, vote, etc.)
- Participer au conseil, prendre des notes, rédiger les relevés de décision, les délibérations et les diffuser
- Assurer le lien avec le secrétariat de la Présidence et la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles
- Suivre les décisions en lien avec les services de l'Université
Mission 3 : Assurer le suivi de l'application OS-ticket pour la gestion des réclamations /recours en lien avec le Vice-Président du CEVU
- Vérifier la régularité des demandes de réclamations/recours
- Consulter les composantes et assurer le suivi des réponses aux étudiants lorsque c'est nécessaire
- Préparer les réponses en lien avec le VP CEVU et le Directeur de la DES
- Informer les étudiants des décisions et assurer le suivi de la décision avec les services gestionnaires
Mission 4 : Assurer la gestion et le suivi des commissions (commission pédagogique du CEVU, exonération des droits d'inscription, commission engagement étudiant, césure, etc.)
- Enregistrer les demandes dans les tableaux de bord pour les commissions
- Convoquer les commissions et préparer les documents utiles à la prise de décision
- Participer aux réunions et aux commissions, enregistrer les décisions
- Préparer les courriers réponses et les soumettre à la signature de la Présidente de l'Université
Mission 5 : Assurer le suivi du budget de la DES et assister le Directeur dans la construction du budget annuel de la DES
- Préparer le budget avec le Directeur
- Suivre l'exécution budgétaire
- Préparer les bons de commande et assurer l'interface avec la DAFPA

Mission 6 : Aide au pilotage