Assistante de direction / Chargé(e) des relations sociales F/H

Missions générales
Assurer le secrétariat du Directeur de site, de la direction des ressources humaines, de  la direction des soins et des activités paramédicales, de la direction des opérations et de la direction de la qualité et des usagers.
Assurer les missions de chargé (e) des relations sociales, ce qui implique de préparer les formations spécialisées en santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT), de suivre les demandes des organisations syndicales, de traiter les mandats syndicaux, d’aider la direction dans l’ensemble des sujets relatifs aux organisations syndicales, de gérer le versant administratif en lien avec les grèves (préparation des assignations, publication des tableaux, recensement des grévistes) et de faire le lien avec le siège de l’APHP pour remonter les statistiques relatives aux relations sociales.
Missions permanentes
-          Accueil des personnels et visiteurs
-          Réception et filtrage des appels téléphoniques
-          Transmission des informations aux différents services
-          Réception et redistribution du courrier postal
-          Gestion des mails
-          Classement et archivage, commandes fournitures de bureau
-          Gestion des agendas et prise des rendez-vous
-          Organisation de réunions
-          Organisation du Comité de Direction (CODIR) Hebdomadaire et rédaction du compte-rendu
-          Organisation du Bureau Exécutif (BEX) mensuel et rédaction du compte-rendu
-          Organisation de réunions d’encadrement et rédaction de comptes-rendus
-          Gestion et intendance des salles de réunion du site et des véhicules de direction
-          Traitement et mise en forme de documents, rapports et courrier
-          Suppléance de l’autre assistante de direction, dans le cadre d’un secrétariat mutualisé. Cela implique de se coordonner pour les congés. Cela implique également une polyvalence sur l’ensemble des fonctions entre les deux assistantes de direction.
Missions ponctuelles ou spécifiques lorsque nécessaire
-          Collaboration avec la Chargée des Usagers (accueil et boite mails)
-          Collaboration avec la chargée des Conditions de travail, (en cas de grèves)
-          Collaboration avec la Chargée de la Communication, (dans le cadre de l’évènementiel)
-          Collaboration avec le responsable de la Qualité (dans le cadre de la Certification)
-          Collaboration avec le responsable de la gestion des remplacements
-          Collaboration avec le responsable de la coordination des stagiaires métiers du soin