Assistant.e de direction – F/H
Référence : 2026-2240742
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Sorbonne Paris Nord
Université Sorbonne Paris Nord (USPN) - Localisation : rue de chablis 93000 Bobigny
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Secrétariat standard
- Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
- Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques
- Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes dédiées à la gestion administrative
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, …), les reproduire et les diffuser
- Classer et archiver les documents
Secrétariat de direction
- Assister les Directrices
- Gérer l’agenda de la Directrice et contrôler les échéances
- Préparer et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la Directrice
- Assurer l’interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice et l’Université
- Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs
- Être référent I-parapheur pour les conventions
- Elaborer et suivre le calendrier annuel de l’UFR SMBH
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la composante
- Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d’information
- Assurer le soutien logistique de l’activité de la Direction
- Gérer la programmation du contrôle d’accès via l’application MATRIX
- Gérer les commandes de la Direction
Organisation d’événements pour la direction de l’UFR
- Identifier les besoins, réserver les salles
- Demander les prestations auprès des fournisseurs (traiteurs et professionnels) et en assurer le suivi
- Elaborer la liste des invités et envoyer les invitations
- Coordonner l’ensemble des opérations avec les différents services (appariteurs, techniciens, sécurité et sûreté...)
Organisation des réunions institutionnelles
- Assurer en lien avec la Directrice et la Directrice Administrative
- Préparation des réunions institutionnelles (conseil de gestion et bureau, commission des Moyens, commission Pédagogiques médecine et filières ; ainsi que le comité de site) : envoi des convocations, diffusion de l’ordre du jour, élaboration et gestion des feuilles de présence, traitement des procurations, reproduction et distribution des documents de travail,
- Assurer la logistique de la salle (notamment mise en place des moyens de communication par visioconférence)
- Assister aux différentes instances de la composante
- Rédiger les relevés de décisions ; les comptes-rendus et en assurer la diffusion
Soutien à la gestion RH
- Participer au traitement des dossiers en lien avec les directrices et la responsable du service RH
- Suivre les dossiers examinés en conseil de gestion restreint (rédaction des PV pour les instances)
- Assurer la continuité de service en cas d’absence au service RH
Profil recherché
Connaissances / Savoir
Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur
Organisation et fonctionnement de l’établissement.
Offre de formation de la composante
Techniques de gestion administrative et d’élaboration de document
Techniques d’accueil téléphonique, électronique et physique
Techniques de communication
Savoir faire
Accueillir et prendre les messages
Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents
Utiliser les outils multimédias et bureautiques
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe
Capacité d’anticipation et de planification de son activité
Respecter les délais
Capacité à gérer les urgences et à définir les priorités
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir être
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Être disponible lors des pics d’activités et être réactif
Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses
5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Descriptif du service
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny
Composante / Service : UFR SMBH / Direction
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice Administrative (DA) de l’UFR SMBH
Rattachement fonctionnel : Doyenne de l’UFR SMBH
À propos de l'offre
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Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire suivant dans les meilleurs délais :
job-ref-xbp8e8m650@emploi.beetween.com
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH. -
Vacant à partir du 07/04/2026
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Assistante / Assistant de direction
