ASSISTANT·E DE DIRECTION

Il/Elle apporte un appui administratif et logistique à la direction ainsi qu’aux équipes, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur. À ce titre, l’agent participe à la coordination des activités courantes du service et assure une interface entre les interlocuteurs internes et externes de l’établissement.

Dans ce cadre, il/elle est notamment chargé·e de :

• instruire et suivre les dossiers administratifs en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière ;
• participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées ;
• assurer l’accueil physique et téléphonique des personnels, usagers et partenaires extérieurs ;
• gérer les agendas, organiser les rendez-vous et contrôler le respect des échéances ;
• préparer, organiser et assurer le suivi administratif des réunions, manifestations et déplacements ;
• recueillir, traiter, sélectionner et diffuser les informations utiles au fonctionnement du service, en interne comme en externe ;
• répondre aux demandes d’informations des différents services et des interlocuteurs extérieurs ;
• rédiger et mettre en forme des documents administratifs, courriers, comptes rendus, notes et supports de suivi ;
• organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion administrative du service ;
• alimenter les tableaux de bord et réaliser des extractions dans les systèmes d’information administratifs, financiers et/ou de ressources humaines ;
• assurer le suivi administratif des commandes, fournitures, parapheurs et circuits de validation ;
• assurer le soutien logistique nécessaire au fonctionnement du service ainsi qu’à l’organisation de réunions, conférences, séminaires, colloques et événements institutionnels ;
• contribuer à la continuité et à la qualité du service rendu en veillant à la bonne circulation de l’information et au respect des procédures administratives.