Assistant(e) de direction au sein de la DRCI (AP-HP) F/H

L’assistant(e) de direction assure en binôme le secrétariat du Directeur de la DRCI et de 3 pôles.
Il /elle assure également le secrétariat des instances de la recherche : la Commission Recherche et Innovation centrale et le Comité de Recherche en Matière Biomédicale et de Santé Publique (CRBSP).
Missions
Pour l’ensemble de la DRCI :
Accueil (téléphonique et physique), gestion des messages électroniques et du courrier postal, gestion des répertoires partagés et de l’archivage des documents numérisés, commandes logistiques et suivi local de l’intendance de la DRCI (site Saint-Louis).
Gestion et préparation logistique des réunions de direction, planification des instances annuelles, des points mensuels ou hebdomadaires avec le Directeur de la DRCI, des réunions bimestrielles et des conférences stratégiques des URC.
Gestion et préparation des instances (envoi ordre du jour, des documents, organisation en présentiel et/ou à distance).
Gestion du tableau des congés des membres du CODIR, du tableau de réservation des 3 salles de la DRCI ainsi que des différents listings des référents administratifs et médicaux interlocuteurs de la DRCI.
Au titre des directeurs dont il/elle a la charge :
Gestion de l’agenda, de la logistique des réservations de salles et des réunions des directeurs.
Gestion des parapheurs et des documents sur le SharePoint de direction.
Gestion des remboursements de frais divers, des déplacements et visites avec tenue du registre.
En matière événementiel :
Appui logistique à l’organisation des événements de la DRCI (Séminaire de Direction, Séminaire des référents recherche, réunions d’informations…) et relai des communications institutionnelles.
Missions ponctuelles
-        Suivi des livraisons et travaux de la DRCI (site Saint-Louis).
Liaisons:
Hiérarchique : L’assistant(e) de direction est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Directeur adjoint en charge du pilotage stratégique, adjoint au Directeur de la DRCI.
Fonctionnelles :
- La Direction de la DRCI.
- L’encadrement des pôles, secteurs et unités de recherche clinique de la DRCI.
- Les Directions recherche et innovations des groupes hospitaliers universitaires (GHU) de l’AP-HP.
- Cabinet du Directeur général et ensemble des Directions du Siège de l’AP-HP.
- Président du CRBSP.