Assistante de direction auprès de la Sous-Préfète

Vos activités principales

 
accueil physique et téléphonique
secrétariat de Madame la Sous-Préfète de Villeneuve-sur-Lot : gestion de son agenda, organisation de réunions en lien avec la secrétaire générale, coordination des déplacements, préparation de ses dossiers en lien avec les services compétents, préparation de sa participation aux cérémonies commémoratives, commande de gerbes.
suivi du budget des frais de représentation et résidence (tableau de suivi + transfert des factures)
préparation de la commande de fournitures avant transmission à la Préfecture
envoi tous les 15 jours des avis à l’issue des consultations de la commission médicale
référent archives
tenue des inventaires : clés, tampons, matériels administratifs, bon de destruction...


Appui :
secrétariat de la secrétaire générale (mise en forme de courriers, de tableaux de suivi en lien avec les réunions du Sous Préfet)
suivi des dossiers d’octroi du concours de la force publique
secrétariat ERP



Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Polyvalence
Disponibilité requise
Discrétion, devoirs de réserve et de neutralité
Capacité organisationnelle

Votre environnement professionnel
La Sous-préfecture de Villeneuve-sur-Lot compte 11 agents (2 cat A, 3 B 5 C adm et 1 C technique)
• Activités du pôle cabinet
Les principales activités du pôle cabinet de la sous-préfecture sont les suivantes :
- secrétariat de la sous-préfète
- suivi du budget
- ERP : suivi commissions
- expulsions locatives : suivi des dossiers – concours de la force publique

• Composition et effectifs du service
2 agents

• Liaisons hiérarchiques
la secrétaire générale, la sous-préfète

• Liaisons fonctionnelles
Les services de la préfecture, les services de l’État dans le département, le réseau des collectivités et des partenaires socio-économiques