Assistant(e) de direction de la DSIC

Missions :

L’assistant(e) de direction assure un rôle central dans le bon fonctionnement, l’organisation et la qualité et continuité de service de la DSIC. Sa mission principale est de faciliter et optimiser la gestion administrative de la Directrice et de ses proches collaboratrices et de les seconder dans leurs activités respectives. Il/elle contribue aussi au suivi des projets. Ce qui inclut notamment des activités de :
Gestion administrative :

·    Assurer la prise de rendez-vous, la gestion de l’agenda de la directrice, la préparation et l’organisation de réunions (réservation de salles, mise en place…) ainsi que leur suivi,
·    Contribuer à la gestion des professionnels et à la continuité de service : organisation du suivi des congés de l’encadrement sur Chronos, gestion des ordres de mission, planification des entretiens, organisation de l’accueil des nouveaux arrivants (ex demande des accès informatiques, badges…), gestion des présences DSIC aux réunions…
·    Rédiger des comptes-rendus, mettre en forme des documents, organiser l’archivage, procéder à des mises à jour régulières…
·    Préparer, participer (dont prise de notes) et assurer le suivi de différentes réunions et leurs échéances ;
·    Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs ;
·    Gérer et traiter la boîte email ou le courrier de la direction ainsi que de l’espace numérique de partage des dossiers ;
·    Réceptionner, centraliser et diffuser les documents nécessaires au bon fonctionnement du service ;
·    Gérer les commandes de bureautique et de fournitures, gestion des demandes d’interventions techniques.

  Appui à la gestion de projets et de dossiers :

En lien avec la Responsable Stratégie et Projets,
Gestion des Appels à projets (AAP)
·    Assurer une veille active sur les AAP institutionnels (ARS, État, collectivités, fondations…).
·    Réaliser une analyse des attendus des cahiers des charges et en extraire les éléments clés afin de faciliter l’appropriation par les destinataires, leur permettre d’identifier rapidement les enjeux, l’intérêt potentiel et les conditions d’éligibilité. Puis, diffuser les AAP et organiser la collecte des contributions nécessaires au montage des dossiers.
·    Participer à la constitution des réponses : mise en forme, complétude des pièces, respect des attendus administratifs et effectuer le dépôt sur les plateformes dédiées dans les délais impartis.
·    Tenir à jour un tableau de bord de suivi des AAP (calendrier, décisions, financements, obligations de reporting).