Assistante de direction en charge du secrétariat général, du fonctionnement des assemblées, de[...]

L’assistant(e) de Direction assure la suppléance de la Direction dans ses domaines de responsabilité avec délégation poussée sur certaines activités : management de l’équipe, relations avec les élus et les institutions.

GESTION ADMINISTRATIVE :
Assurer la gestion quotidienne des affaires administratives de la collectivité
Superviser la rédaction des documents administratifs : délibérations, décisions, marchés publics, contrats, rapports, courriers officiels
Coordonner les projets administratifs avec les autres services
Superviser l’archivage des dossiers administratifs
Garantir la confidentialité des informations traitées et des documents administratifs

FONCTIONNEMENT DES ASSEMBLÉES :
Organiser, préparer et assurer le suivi des réunions
Préparer les dossiers afférents aux réunions
Établir les convocations, rédiger les exposés, les comptes-rendus et les délibérations des conseils syndicaux
Assister aux conseils syndicaux, et sur demande aux autres réunions
Transmettre les délibérations au contrôle de légalité
Assurer la publicité des actes

COMMANDE PUBLIQUE :
Gérer les dossiers des marchés publics
Rédiger ou participer à la rédaction des marchés publics, contrats, des partenariats et des conventions avec les fournisseurs
Assurer le suivi des échéances contractuelles et la mise en conformité avec les engagements
Assister et conseiller les différents utilisateurs pour la passation des marchés
Transmettre les documents au contrôle de légalité
Assurer la publicité des actes

GESTION FINANCIÈRE, BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE (tâches réalisées en binôme) :
Préparer et élaborer les budgets annuels et leurs suivis
Élaborer les rapports financiers
Contrôler les dépenses et les recettes en fonction du budget alloué
Assurer le traitement comptable des dépenses et recettes courantes (mandats/titres de recettes, bons de commande, engagements…)
Gérer l’ensemble des opérations comptables complexes (FCTVA, gestion de la dette, du patrimoine…)
Élaborer, mettre à jour et sécuriser les procédures comptables
Veiller à l’application optimale de la règlementation budgétaire et comptable en recettes et dépenses
Préparer les délibérations financières

VEILLE RÈGLEMENTAIRE :
Assurer la veille juridique et règlementaire relative à la gestion administrative du pôle
Veiller au bon fonctionnement des processus internes, à l’optimisation des ressources et à la conformité des pratiques avec les règlementations en vigueur
Mettre en place des actions correctives pour garantir la conformité légale des pratiques administratives

REPORTING ET CONSEIL A LA DIRECTION :
Fournir des rapports réguliers à la direction sur les aspects financiers et administratifs de la collectivité
Analyser les performances et proposer des solutions d’amélioration continue des processus administratifs