Assistant(e) de direction en Foyer d'accueil d'urgence H/F
Référence : 2024-1709418
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
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Employeur :
Foyer Départemental de l'Enfance de Savoie
DEPARTEMENT DE LA SAVOIE - Localisation : Chambéry
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Accueil
- Recevoir, assurer une première réponse et, ou orienter les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires.
- Gérer le suivi des entrées et sorties du public (fiches de rendez-vous ou liste émargement)
- Gestion du portail (ouverture pour les entrées et sorties des personnes hors agents)
- Réceptionner colis, courriers recommandés, livraisons autres qu’alimentation.
- Surveiller ponctuellement un enfant ou deux au secrétariat du rez-de-chaussée.
Secrétariat
- Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…).
- Assurer le secrétariat de la direction, des chefs de service, de l’équipe médico-psychologique, des groupes éducatifs.
- Assurer la gestion administrative des dossiers des enfants de leur création à l’archivage.
- Mise à jour dans l’arborescence et OCEALIA de tous documents du dossier administratif de l’enfant
- Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l’archivage des revues, livres, catalogue de formation, etc...
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
- Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement et l’envoi du courrier avec scan et enregistrement informatique arborescence et/ou océalia si besoin.
- Gestion des mails depuis messagerie OUTLOOK : boite personnel – FDE entrant ou sortant avec diffusion - scan – renommer et classement arborescence et/ou Océalia
- Gérer la reprographie.
- Effectuer des transports divers (Enfants, CD, DRH, SMMR…).
- Diffusion courriers en interne vers le Conseil départemental (bureau du courrier ou DRH)
- Travailler en partenariat avec les membres de l’équipe (relais en cas d’absence d’une).
- Participer à la continuité de service.
Contribution aux activités de la Direction
- Gérer et organiser les agendas
- Gestion du calendrier Outlook FDE et diffusion aux agents
- Gestion et diffusion des plannings d’Astreintes Cadres
- Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (salle, matériel…).
- Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du FDE.
- Participer au recueil et à l’exploitation des données concernant les enfants accueillis (statistiques, tableaux de bord…).
- Préparer les dossiers examinés dans les commissions et instances et assurer leur suivi (bilans, synthèses…).
- Suivre les dossiers spécifiques : Commission de surveillance, projet de service, comité de pilotage en fonction des dossiers en cours.
- Recueillir régulièrement les informations actualisées pour les diffuser à l’ensemble des agents du FDE.
Profil recherché
BAC science médico-sociale ou
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médico-social ou du secrétariat
Permis B SOUHAITE
Compétences techniques :
- normes rédactionnelles
- utilisation des outils bureautiques
- technique d'accueil et de secrétariat
- procédures administratives internes et interinstitutionnelles
- domaine social et législation sociale
Compétences relationnelles :
- Disponibilité
- Aisance relationnelle
- Adaptation à son interlocuteur
- Discrétion, confidentialité, secret professionnel
- Rigueur, organisation
- Gestion du temps et des priorités
- Sens du service
- Travail en équipe
- Dynamisme, réactivité
- Autonomie, prise d’initiative
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Descriptif du service
Service Administratif du Foyer de l'Enfance
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du Foyer départemental de l’enfance.
- Assister la direction, les chefs de service et les autres membres de l’équipe médico-psychologique dans l’organisation de leurs activités et du travail des équipes.
- Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité.
- Gérer, saisir et classer les informations relatives aux dossiers des enfants accueillis.
- Assumer le traitement direct de certains dossiers selon les modalités définies avec l’encadrement.
À propos de l'offre
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- Référente bureautique, informatique, intranet.
- Gérer la régie d’avance. (approvisionnement – suivi cahiers – suivi Paierie et Trésorerie municipale)
- Gérer les évènements festifs de l’établissement en tant que responsable du comité d’organisation (réunions – compte-rendus – organisation – suivis….Noël – fête de fin d’année – retraites – médailles etc…
- Membre comité culturel (CAC)
□ Temps complet
□ Horaires de travail : 38h/semaine + RTT
□ Travail le dimanche et jours fériés : NON
□ Port d’équipement de protection individuelle : NON
□ Port de vêtement de travail : NON
□ Astreintes : OUI, téléphonique 1/2h au moment la pause déjeuner
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Diplôme d'Etat d'éducateur de jeunes enfants
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Vacant à partir du 01/11/2024
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Secrétaire
