Assistant.e de direction H/F
Référence : 2024-1774546
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Institut Agro
Institut Agro - Localisation : 2 place Pierre Viala - MONTPELLIER (34)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 27144 € et 28800 € € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
1. Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de la direction générale de l’Institut Agro et de la direction de l’école l’Institut Agro Montpellier
2. Assister la directrice générale et la directrice de l’école et simplifier l’organisation de leur travail
3. Appuyer la directrice de cabinet, le secrétaire général, la chargée des affaires statutaires et institutionnelles et les directeurs et directrices fonctionnelles de la direction générale de l’Institut Agro
- Suivre les dossiers des Directions de l’Institut Agro et de l’Institut Agro Montpellier et réunir les éléments d’aide à la décision : rédaction de courriers et suivi des dossiers, gestion des contacts internes/externes, gestion en propre de certains dossiers.
- Gérer les missions (OM, billets, hôtels, états de frais, adhésions, inscription formation)
- Gérer l’agenda de la directrice générale, de la directrice de cabinet, de la directrice d’école et du Secrétaire général de l’Institut Agro : organiser les RV à leur demande, organiser les réunions internes et externes, réserver les salles et le matériel nécessaires, organiser les déplacements, et gérer les frais de mission.
- Diffuser le courrier « arrivée » au sein des différents services et s’assurer des réponses apportées aux questions posées par les directrices
- Participer à l’organisation d’évènements internes en lien avec la direction de la communication de l’Institut Agro et de la responsable de la communication de l’école
- Gérer le classement et l’archivage numérique et physique des dossiers
- Assurer la gestion financière des opérations des deux directions.
- Organiser le Codir de l’Institut Agro en lien avec la directrice de cabinet : préparer l’ordre du jour, envoyer les invitations et rédiger relevés de conclusions et assurer le suivi
- Assurer les relations avec les directions des trois écoles, notamment par une coordination étroite avec leur secrétariat de direction
- Assurer les relations avec les services ou cabinets des administrations de l’Etat, des collectivités territoriales et des partenaires de l’établissement
- Assurer la suppléance de la gestionnaire des affaires statutaires et de l’assistante des services généraux de l’Institut Agro Montpellier en tant que de besoin
- Mettre à jour les sites internet et intranet des directions
- Assurer la fonction de référent travaux
- Appuyer les directions sur des dossiers spécifiques (préparation audits CTI, HCERES)
Champ relationnel :
Membres de la direction de l’Institut Agro et de l’école
Agents de la Direction des services généraux, directeurs, directrices et responsables de services et de composantes et plus généralement l'ensemble des personnels de l’établissement, et les assistantes de direction des autres écoles
Travail en collaboration étroite avec l’assistance des Services Généraux de l’Institut Agro Montpellier
Partenaires externes à l’international, au national et local
Relations ponctuelles avec les étudiants
Profil recherché
Savoirs et savoir-faire :
Confidentialité et discrétion, sens de la diplomatie
Réactivité
S’exprimer oralement et rédiger à l’écrit avec aisance : rédaction des courriers, notes ou comptes rendus, gestion des dossiers (ouverture, classement) et de leur suivi.
Connaître l’environnement institutionnel
Exécuter les tâches avec soin, efficacité et rigueur
Détenir une capacité d’adaptation à l’évolution du poste ou de son environnement
Montrer une capacité de conception et d’adaptation des procédures
Faire preuve d’autonomie et d’esprit d’initiative
Maîtriser l’utilisation basique des suites logicielles bureautiques (traitement de texte, tableur, éditeur de présentations)
Etre à l’aise avec les outils numériques : tableaux de bord, messagerie, agenda, signature électronique, outils collaboratifs, réalisation de sondages, etc..
Anglais : compréhension écrite et réponses téléphoniques
Savoir-être :
Savoir travailler en équipe ou en réseau
Savoir argumenter et négocier
Offrir un service de qualité aux usagers internes et externes
Savoir s’intégrer dans une communauté éducative (services, centres, exploitation)
Posséder la faculté de s’ouvrir à l’environnement professionnel, social et culturel de l’établissement et sur les différentes missions qui sont confiées
Savoir s’investir et participer à un projet dans le cadre du projet d’établissement
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Institut Agro est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans les champs de l’alimentation, de l’agriculture, de l’environnement et du paysage, qui mène ses activités en lien étroit avec les organismes de recherche, les universités, les autres grandes écoles et les acteurs du monde socio-économique (public et privé), en France et dans le monde.
Il regroupe 3 écoles : l’Institut Agro Dijon, l’Institut Agro Montpellier et l’Institut Agro Rennes-Angers.
Il couvre l’ensemble des thématiques et filières du végétal et de l’animal, y compris la vigne et le vin, l’horticulture, l’halieutique et le paysage.
Il offre une palette étendue de formations initiales et continues : cursus ingénieur, mais aussi licence professionnelle, master, et doctorat.
L’établissement déploie ses activités à l’international et est membre du 1er réseau universitaire européen en sciences du vivant Euroleague for Life Sciences (ELLS).
Notre raison d’être
Face à l’urgence des questions climatiques, écologiques et alimentaires – accentuées par les crises sanitaires et une mondialisation toujours plus poussée de l’économie – le rôle de la formation est essentiel pour opérer les transitions agroécologiques, alimentaires, numériques, climatiques, énergétiques, économiques et sociales.
La formation des ingénieur(e)s, des cadres, des chercheurs et des techniciens, couplée avec une recherche de haut niveau, est un levier puissant pour impulser les changements, sensibiliser, engager et accompagner les acteurs.
La création de l’Institut Agro, nouvelle grande école sur les questions d’alimentation, d’agriculture et d’environnement au niveau européen et mondial, marque un tournant historique pour apporter une réponse à la mesure de l’ampleur des défis à relever.
Nous partageons un socle de valeurs qui nous unissent : intégrité dans la production et la diffusion des connaissances, dans les actions et les partenariats, diversité et inclusion, ouverture sociale, culturelle et internationale, engagement dans le développement durable et les initiatives européennes et internationales pour la transition écologique et le climat.
Notre ambition est de préparer les nouvelles générations de femmes et d’hommes responsables, engagés, créatifs et entrepreneurs, et de leur donner les clés pour trouver des solutions, penser et construire dès maintenant de nouveaux modèles afin de mieux nourrir dans un environnement préservé.
Rejoignez-nous !
Descriptif du service
Le poste est localisé à l’Institut Agro Montpellier.
L'école de Montpellier rassemble 445 personnels, dont 83 enseignants et enseignants-chercheurs (répartis au sein de 20 unités de recherche). L'école conduit ses activités sur 3 campus : à Montpellier sur les campus de La Gaillarde (partagé avec INRAE) et de Lavalette (pôle Tropiques et Méditerranée), et sur le campus de Florac en Lozère. L'école dispose de deux domaines expérimentaux, le Domaine du Chapitre (Villeneuve-lès-Maguelonne) et le Domaine du Merle (Salon de Provence).
L’école dispose d’un campus agréable à proximité du centre-ville et disposant de nombreux espaces botaniques.
Elle offre un service de restauration sur place incluant une participation financière de l'établissement.
De nombreuses activités sportives et culturelles sont organisées sur le campus pour le personnel en dehors du temps de travail.
Pour en savoir plus :
https://www.institut-agro.fr/fr
www.institut-agro-montpellier.fr
Rattachement hiérarchique :
Le poste est rattaché hiérarchiquement à la chargée des affaires statutaires et institutionnelles de l’Institut Agro.
À propos de l'offre
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Renseignements sur le poste :
Mme Catherine PREVEL, chargée des affaires statutaires et Institutionnelles de l’Institut Agro
Tel : 04 99 61 26 99 | 06 78 79 80 13
Mél : catherine.prevel@institut-agro.fr
Renseignements administratifs :
Mme Sylvie ROMAND, chargée de GPEC
Service des ressources humaines
Tel : 04 99 61 23 67
Mél : sylvie.romand@supagro.fr
Les candidats sont invités à fournir un CV personnalisé et une lettre de motivation. Les fichiers seront nommés : CV NOM Prénom et LM NOM Prénom
Dossier de candidature à adresser par courriel uniquement à catherine.prevel@institut-agro.fr avec copie à sylvie.romand@supagro.fr
Date limite de candidature : 10 janvier 2025
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Savoir articuler et prioriser les attentes des deux directions
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Vacant à partir du 01/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
