Assistante de direction h/f

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
- Accueil téléphonique et physique des personnels administratifs, des enseignants, des étudiants et du public extérieur ;
- Traitement des courriers postaux et électroniques ;
- Filtrer les appels téléphoniques ;
- Gestion de l'agenda, des déplacements, des réunions ;
- Assurer le circuit des parapheurs entre les différents services : gérer les demandes de mise en signature des différents services et du laboratoire par mail et papier avec la création de bordereaux de signature.
- Saisir et mettre en forme divers documents ;
- Veille, traitement et diffusion des informations internes et externes ;
- Organiser les réunions en présentiel ou zoom , les instances locales et les convocations ;
- Rédiger les comptes-rendus ;
- Gestion logistique (commandes fournitures, réservations déplacements, réservations salles) ;
- Demandes de devis de prestataires, vérifier la conformité des livraisons, services faits des prestations à réaliser ;
- Organiser et préparer la logistique des réunions et événements ;
- Gestion de l'archivage de la Direction ;
- Établir les courriers d'autorisations d'exercices des étudiants et envoi aux conseils de l’ordre
- Gestion des locations de salles, assurer le suivi administratif des conventions , demandes de devis
- Organiser, envoi des convocations de la commission CESP et assurer le suivi des lauréats
- Participer aux élections locales de l’UFR ;