Assistant/e de direction IdEx

Vos missions 

Assistance de direction

Vous aurez des tâches classiques de secrétariat : vous gérez les agendas de l’équipe de direction de l’IdEx (Vice-Président et Directeurs scientifiques) et vous leur apportez un support administratif. Vous gérez les missions de l’équipe de direction, de leurs collaborateurs et de leurs invités. Vous assurez la transmission d’informations en interne et en externe et répondez aux mails selon les instructions données.

L’assistant.e de direction IdEx viendra également en appui aux Directeurs Opérationnels des Programmes en cas d’absence de leur assistante ainsi qu’en appui sur l’évènementiel si besoin.

Gestion des réunions

Vous organisez les réunions institutionnelles de l’IdEx (Conseil de gestion, Comité de pilotage, …) : en amont des réunions vous établissez les convocations selon l’ordre du jour, vous veillez à informer les entités concernées qui peuvent être internes ou externes, vous êtes en charge de la logistique de ces réunions, vous prenez en charge la connexion de visioconférence, vous prenez des notes, rédigez, diffusez et archivez les comptes rendus et mettez à jour les espaces d’information partagés.

Gestion administrative

Vous organisez, alimentez, mettez à jour des bases de données relatives à la gestion des activités de l’IdEx, vous alimentez des tableaux de bord. Vous êtes en charge de l’accueil des nouveaux arrivants de l’équipe IdEx en relation avec les RH (PV d’installation, demande d’ID numérique, carte professionnelle, badges, cartes de visite, matériel informatique, aide administrative à la prise de poste, …).

Gestion logistique

Vous assurez le soutien logistique aux membres de la gouvernance de l’IdEx lors d’évènements ou de réunions qu’ils organisent (réservation de salles, commandes, tâches de manutention si nécessaire, ...). Vous êtes en charge de la logistique du site de l’Alvéole : relations avec le CROUS, saisie et gestion des commandes, réception des fournitures, gestion du planning de la salle de réunion, gestion du parc informatique et de la flotte de téléphones mobiles en lien avec la DSI (devis, commande, ticket, réception, …).