ASSISTANT(E) DE DIRECTION MUTUALISEE DIRECTION DE L'ÉVÈNEMENTIEL / DIRECTION DE LA VIE CULTURELLE F/H
Référence : O062251210001411
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Arras
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon profil € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Contribuez au rayonnement culturel et événementiel de la Ville d'Arras.
Assister directeur/trice de la Vie Culturelle et le directeur/trice de l'Evénementiel et par défaut, du coordinateur(rice) :
- Gérer l'agenda : organisation de l'agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités du directeur/trice de la Vie Culturelle et de l'Evénementiel et par défaut, du coordinateur(rice), suivi des rendez-vous, des réunions, planification des différentes instances et réunions
- Organiser les rendez-vous, réunions, visites, et déplacements (ordres de missions, réservations, états de frais)
- Travailler en collaboration avec les chefs de service et les chefs de projet de la direction
- Participation aux réunions de directions respectives et rédaction des comptes-rendus
- Garantir un reporting régulier
- Rechercher, centraliser et diffuser les informations
Assurer le suivi administratif des deux Directions :
- Assurer le suivi des courriers pilotés et non pilotés et la rédaction des réponses
- Assurer le suivi des parapheurs, des notes d'informations et d'intention
- Assurer les demandes techniques et les suivre (Astech)
- Suivre les demandes spécifiques (demandes du directeur de Département, du cabinet ...)
- Assurer le suivi des dossiers administratifs : traitement des candidatures du projet Ville de
Noël, du marché des saveurs sur le projet Fête de l'Andouillette et du formulaire d'inscription
sur le projet Fête de la Musique.
- Assurer une veille particulière sur les délais de transmission
- Suivre les projets et activités de la direction
- Assurer la vérification de la mise en page des courriers, des notes, des diaporamas et tout autre document de la direction
- Gérer le planning de congés des agents
- Gérer le stock de fournitures de bureau et procéder aux commandes
Assurer l'accueil physique et téléphonique des deux Directions :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : filtrer les arrivées, les appels et transmettre les messages téléphoniques
- Fournir le premier niveau d'information et réorienter, si nécessaire, vers les services compétents
Autres missions :
- Toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du service et ce dans le respect du statut particulier du grade de l'agent
- Suppléance de la régie de recettes des directions
- Éventuel renfort pour l'organisation d'évènements
Profil recherché
Dynamisme, rigueur, réactivité, adaptabilité
Qualités relationnelles, d'analyse et d'organisation
Capacité rédactionnelle et prise de note
Capacité d'organisation et de priorisation du travail
Prise d'initiative en lien avec sa hiérarchie
Sens de l'accueil du public, en conformité avec l'image de la collectivité.
Connaissance du fonctionnement et de l'environnement des collectivités territoriales, particulièrement de la commune d'Arras
Connaissance des circuits et procédures administratives
Maîtrise de la pratique des outils bureautiques courants, des logiciels métier et des réseaux de communication
À propos de l'offre
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Mathieu Lamourette, Chargé de recrutement
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 29/04/2026
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Assistante / Assistant de direction
