Assistant.e de Direction
Référence : 2024-1614744
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Nantes Université
Nantes Université - IUT de Saint-Nazaire - Localisation : Saint-Nazaire
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) de 22 368 à 26 784€ brut/an € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Mission :
- Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail et assurer l'interface avec les
interlocuteurs internes et externes. - Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
- Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions des différents conseils de l’IUT.
- Rédiger et diffuser les comptes-rendus des réunions des différents conseils de l'IUT.
- Tenir l'agenda et gérer les rendez-vous du directeur et de l’équipe de direction.
- Organiser les déplacements du directeur et de l’équipe de direction.
- Diffuser les informations internes et externes.
- Assurer le suivi des conventions.
- Contribuer à l'organisation des opérations électorales sous la responsabilité du secrétaire général.
Activités principale
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en
appliquant les procédures dédiées - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Profil recherché
• Formation et/ou qualification : BTS Secrétariat de direction
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 3 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Compétences attendues
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication
- Techniques d'élaboration de documents
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
Savoir-faire opérationnels :
-Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
- Piloter un projet
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
- Savoir représenter l'établissement
- Concevoir des tableaux de bord
- Assurer une veille
- Entreprendre
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Rédiger des rapports ou des documents
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
Savoir-être :
- Réactivité
- Capacité de conceptualisation
- Capacité prospective
- Rigueur /fiabilité
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
-Disponibilité
-Autonomie dans le travail
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, École des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d’études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Descriptif du service
· Localisation : Saint-Nazaire
L’activité de l’Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Saint-Nazaire se développe autour de :
- La Formation initiale, avec un objectif : la professionnalisation au coeur de la formation,
- La Formation continue, avec une priorité : se former tout au long de la vie,
- La Recherche, avec une mission : valoriser la Recherche dans son environnement.
À propos de l'offre
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art L 332-2,3
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Vacant à partir du 16/09/2024
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Assistante / Assistant de direction
